文档介绍：应付账款管理规定
第一条为了加强应付账款的管理,防范经营风险,保障资金安全,保证应付账款的准确性和有序支付,维护企业与供应商的良好合作关系,维护企业信誉,特制订本规定;
第二条本规定适用范围为湖南上药九旺医药有限公司;
第三条应付账款是指企业因购买材料、商品和接受劳务等经营活动应支付的款项。应付票据、预付账款、其他应付款参照执行;
第四条应付账款的管理部门为财务部门和业务部门,财务部门负责账务处理,业务部门负责款项支付;
第五条企业应建立供应商档案。供应商基本信息包括:供应商全称及编码,付款或账单地址,800免费电话和热线,折扣期限,最大最小采购额度和信用额度;供应商选定标准、评价规定和资格确认参考因素:实地考察,生产设备,工艺流程,生产能力,技术水平,质量管理,服务水平,反应能力,价格水平,按时交货,供货周期,合作历史,信用评级,后期服务等;
第六条企业应限制供应商的数目,增加每一家供应商的购买数量,从而增加采购谈判获得折扣金额的砝码;
第七条供应商档案管理应专人负责,要限制主要供应商档案的查阅权限和修改权限,防止欺诈操纵;
第八条采购业务发生后,业务部门要立即将有关单据交给财务部门,以便财务部门及时进行账务处理。尽量避免或减少由于货物流转与单据流转不完全同步、造成账务处理不及时而产生财务信息的时间性差异现象,这将有助于同供应商的对账和应付账款账龄分析的准确性;
第九条财务部门必须根据业务部门的采购单、供应商提供的验收单、供应商开具的原始发票进行三项核对,审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性和正确性,确认应付账款;
第十条应该使用原始发票作为付款凭证。如果没有原始发票,经过特别批准后,可以使用发票副本。要注意按发票副本支付后,原始发票又找到了,可能出现重复支付和欺诈性支付。要严格监控使用发票副本;
第十一条付款周期开始的时间,以货物装运后由供应商开出发票为准。供应商提早开出发票和送达发票时间均不作为付款期限开始计算;
第十二条在付款前,业务部门必须确定供应商已列入经批准的供应商名录或数据库中。对于未列入数据库的供应商必须按政策予以确认;
第十三条严格遵守与供应商达成的付款期限,维护企业信用等级和名誉。在现金流量没有问题的情况下,争取折扣期内付款获得折扣,使公司利益最大化;
第十四条企业按照合同规定预付的款项,在预付账款核算。不要因简化核算,将预付的款项直接记入应付账款的借方;
第十五条企业收到了没有订购的货物,要立即通知供应商,然后就将货物退回;企业收到了从来没有经过授权的、第二个同样内容广告的发票要求付款的,这是广告欺诈,坚决不予理会;
第十六条财务部门每月编制应付账款账龄分析表