文档介绍：技术服务部接发货制度及流程
一、总则
1. 目的是对售后接发货工作做到统一管理;
2. 明确并对现有的工作流程做进一步优化,加强管理,提高工作效率;
3. 此管理规定适用于技术服务部接发货组,接发货组人员现有肖建、王文武、颜东茂、刘宇、范方丽5人。
二、管理规定细则
1. 售后接货流程
技术服务部指定接发货对外联系人员(肖建、王文武),接到提货信息后,填写《内部信息通知单》,提供给部门发货组指定发货员(颜东茂、刘宇),发货员签字接受接货任务。(《内部信息通知单》内容包括:接货单位、地址、电话、接货件数、接货金额等尽可能详细的信息);
原则上,本部门不接收未提前通知或未经相关人员许可的到付货物。(相关规定详见附件1);
接货员(颜东茂、刘宇))根据《内部信息通知单》中的信息及时提货,提货时一定要索取运单、发票、提货单等提货单据。货物到厂后,接货员做好《提货记录》,拆箱后通知部门指定人员(肖建、王文武)核对物料,物料核对完成无误后,部门指定人员应在《提货记录》上签字确认,并由接货员将提货所花费的费用在一个工作日内录入CRM系统;
部门指定人员(肖建、王文武)打印《退库单》或《销退单》,将物料退回库房。注意:需要退库的货物如果是单元半成品或板件半成品,货物直接退库房《待修仓》,并将其中的一联单据交予产品中试部;如果是原材料或整机半成品,应先经过品质管理部检验,根据品质管理部的检验结果再退到相应的仓库;对于不合格的物料,如需报废,参考《报废流程》文件做报废处理。
2. 售后发货流程
部门指定人员(肖建、王文武)将《销售出库单》或《费用领料单》和《发货确认单》、发货唛头同时交予发货组(颜东茂、刘宇),发货组人员应签字接收;
发货组根据《销售出库单》或《费用领料单》到仓库领料,并按照不同物料的包装要求进行包装,包装箱内应附带一份《发货确认单》,包装箱外贴唛头;
《销售出库单》或《费用领料单》、《发货确认单》及发货唛头应写明收货单位、地址、联系人、电话及到货日期等发货信息,发货组按照对外接发货联系人员对于货物运输方式的要求发货;
对于承运方上门取货的情况,部门接发货人员在交付货物或运费时,务必索要收据和发票,若承运方无法当时提供发票,可先支付部分定金,待发票开出后向承运方付清余款。收据和发票应复印后于每日汇总交至范方丽处存档备查;
发货运输方式的确认由专人负责界定,具体流程为:需要发货的区域经理或技术人员联系部门指定的接发货对外联系人员(肖建、王文武),对外联系人接到发货通知的同时,沟通确定现场所需货物的紧急程度、发货终点的距离、发货费用等运输方式选择的重要因素,决定所使用的承运方,经范方丽审核确认后进行发货,并整理记录,存档备查。
3. 接发货数据统计
部门发放给接发货人员(颜东茂、刘宇)每人6000元作为接发货周转资金;
接发货人员应及时填写接发货报销票据及统计表格,并于每日下午4:30前将当日收
发货记录上报至范方丽处存档备查;(详见附件2)
本制度由
三. 附则
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附件1:
关于到付货物的通知
各销售总监、大区经理、技术服