文档介绍：投诉处理管理办法
目的
规范投诉处理工作,确保住户的各类投诉能及时、合理地得到解决。
适用范围
适用于住户针对公司管理服务工作的有效投诉处理。
职责
服务中心经理负责处理重要投诉。
服务中心任务主管负责协助经理处理一般轻微投诉每月的投诉统计、分析、汇报工作。
服务中心相关部门主管负责协助服务中心主管和管理处经理处理本部门的被投诉事件,并及时向服务中心反馈投诉处理信息。
住户服务中心接待员负责投诉现场接待工作。
程序要点
处理投诉的基本原则
接待投诉时,接待人员应严格遵守“礼貌、乐观、热情、友善、耐心、平等”的十二字服务方针,严禁与住户进行辩论、争吵。
投诉处理流程图
投诉界定
重大投诉。下列投诉属重大投诉:
公司承诺或合同规定提供的服务没有实施或实施效果有明显差错,经住户多次提出而得不到解决的投诉;
由于公司责任给住户造成重大经济损失或人身伤害的;
有效投诉在一个月内得不到合理解决的投诉。
重要投诉
重要投诉是指因公司的管理服务工作不到位、有过失而引起的投诉。
轻微投诉
轻微投诉是指因公司的设施、设备和管理水平有限给住户造成的生活、工作轻微不便而非人为因素造成的影响,可以通过改进而轻易得到解决或改进的投诉。
投诉接待
当接到住户投诉时,接待员首先代表被投诉部门向住户表示歉意,并立即在《客户投诉处理记录表》中作好详细记录;
记录内容如下:
――投诉事件的发生时间、地点;
――被投诉人或被投诉部门;
――住户的要求;
――住户的联系方式、方法。
接待住户时应注意:
――请住户入座,耐心倾听住户投诉,并如实记录;
――必要时,通知服务中心主管或经理出面解释;
――注意注意力集中,适时与住户进行交谈,不应只埋头记录。
投诉的处理承诺:
重大投诉,当天呈送经理进入处置程序;
重要投诉,接待后1小时内转呈经理进行处置程序;
轻微投诉,不超过2天或在住户要求的期限内解决。
住户服务中心接待员根据投诉内容10分钟内将《客户投诉处理记录表》发送到被投诉部门。服务中心接待员应将重大投诉及重要投诉经服务中心主管当天转呈经理。
投诉处理内部工作程序被投诉部门负责人在时效要求内将内容处理完毕,并按《客户