文档介绍：会议团体接待程序
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一、目的:
为更好地拓展客源,巩固酒店的稳定客户群体,特制定本会议团体接待程序,
以作为酒店日常会议团体接待的依据。
范围:
凡任何客户委托在酒店内召开之会议,均依此程序执行。
三、权责:
接受会议预订及报价:销售代表
商定价格及订立会议合同:销售代表
会议价格及合同审核:销售部经理
会议合同条款实施通知:会议接待员
会议具体实施部门:酒店各有关部门
:销售部
四、定义:无
五、作业流程图(如附件一)
六、作业内容
、接待,各部门若接受各
类会议信息,应及时告知销售部。
、场租费等相应权限,并派销售代表进行各类会议信息
收集,同时与各目标客户进行联系,了解其需求。
、规模、价格等要求迅速进行可行性评估,与各相
关部门进行简单探讨,确认该会议是否予以接待,可行后即在所给予相应权
限范围内报价,超过权限则请求部门经理审核后再予报价。大型及重要会议
可报总经理审核,若审核不通过,则应重新拟价。
、要求后,交与客户确认。
,与会务方订立会议
合同书(附件二)。
、时间付款方式及用房、用餐、会场、宣传品、
娱乐等各项要求,要求较为复杂的,在备注上加以注明。
,须经销售部经理审核,当销售部经理不核准时,
应修改其内容,重新拟定合同
,销售人员方可将合同送交客户。
,销售人员应与客户进一步协商,重新拟
定新的合约,依上述办法办理。
,双方签署合约,一式两份,双方各保存一份,
合约签署后,销售代表应对合约的执行情况进行追踪,以确保合约的顺利执行。
、价格等事宜制作会议接待通知单(附件三), 由销售
部经理核准签字。
,负责会议期间一切事宜,并由其将会议接待
通知单发至会议各相关部门,并由各部门经理签字收取,在必要时回复意见。
(附件四)。
,会议团队接待单上加盖“变更章”,由销售部经
理审核后通知各相关部门,并在会议召开前10小时准备就绪。