文档介绍：案例5:百货商店业务管理信息系统
百货商店业务管理信息系统的规模较小,但作为教材的案例仍是篇幅太大。因此,此处仅对系统分析和系统设计阶段的主要工作加以介绍。在管理信息系统的整个开发过程中,系统分析和系统设计是基础性的和难度较大的工作阶段,所以,加强对系统分析、系统设计的举例,对巩固和深化所学的知识会有较大的收益。
一、系统开发背景与调查结果
某百货商店是一个商业销售组织,该商店的主要业务是从批发或制造厂商处进货,然后再向顾客销售。按照有关规定,该百货商店在每月需向税务机关交纳一定的税款。该百货商店的全部数据处理都由人工操作。由于经营的商品品种丰富,每天营业额很大,因此业务人员的工作量十分艰巨。
最近,因百货商店大楼翻建后,营业面积扩大,从而经营品种、范围和数据处理的工作量大大增加,需要建立一个计算机管理信息系统,以减轻工作人员的劳动强度,提高业务管理水平,适应新的发展。
(1)现行系统的组织结构及工作任务                               
现行系统在商店经理的领导下,设有销售科、采购科和财务科,如图5-1所示。销售科的任务是,接受顾客的订货单,并进行校验,将不符合要求的订货单退还给顾客。如果是合格的订货单且仓库有存货,那么就给顾客开发货票,通知顾客到财务科交货款,并修改因顾客购买而改变的库存数据。如果是合格的订货单但是缺货,那么先留底,然后向采购科发出缺货单。当采购科购买到货后,核对到货单和缺货单,再给顾客开出发货票。
图5-1  现行系统组织机构
采购科的任务是,将销售科提供的缺货单进行汇总,根据汇总情况和各厂商供货情况,向有关厂商发出订购单。当供货厂商发来供货单时,对照留底的订购单加以核对。如果正确则建立进货帐和应付款帐,向销售科发到货通知单并修改库存记录;如果供货单与留底订购单不符,则把供货单退还给供货厂商。
财务科(会计科)的任务是,接到顾客的货款时,给顾客开出收据及发票,通知销售科付货;根据税务局发来的税单建立付款帐,并付税款;根据供货厂商发来的付款通知单和采购科记录的应付款明细帐,建立付款明细帐,同时向供货厂商付购货款。无论是收款还是付款之后,都要修改商店的财务总帐。财务科在完成以上日常账务工作的同时,还要定期编制各种报表向经理汇报,以供经理了解有关情况并据此制定下阶段的业务计划。
(2)现行系统业务流程及概况
现行系统的业务流程情况如图5-2所示。各项业务数据的输入、处理、存储和输出概况见表5-1。
图5-2 现行系统业务流程图
表5-1 百货商店现行系统概况表     
 
(1)实现整个百货商店业务信息流程的计算机管理。
(2)销售子系统的订货单处理、缺货处理全部由计算机完成,增加自动登记新顾客数据的功能;货物售出后,自动建立售货历史记录和修改库存记录。
(3)采购子系统的缺货单汇总、缺货货物统计和编发订货单由计算机完成,核对订货单和修改库存也用计算机进行。
(4)会计子系统的全部数据汇总计算工作由计算机自动完成,报表的编制、打印也由计算机完成。
二、系统分析
(1)实现登记、整理数据,处理核对顾客订货单。
(2)向经理提供各种业务统计报表。
(3)提供各级查询。
(4)销售、采购、会计各部门的业务数据处理实现自动化。
百货商店业务管理系统的顶层数据流程图见图5-3所示,该图表示了百货商店业务信息处理系统与外部实体之间的信息输入、输出关系,即标定了系统与外界的界面。顶层数据流程图的第一级分解如图5-4,该图实际上是把图5-3中“百货商店业务处理”框进行细化,根据图5-2现行系统业务流程图所列的处理功能,初步分解为销售处理、采购处理和会计处理三个子系统。在功能分解的同时,得到了相应的数据存储(如销售记录、应收款、货物库存、进货帐、应付款帐)和数据流(订单、发货单、缺货单、付款单等)。上述三个子系统的数据流程图(即二级分解)分别如图5-5、图5-6、图5-7所示。
图5-3 新系统顶层数据流程
图5-4  系统数据流程图一级分解
图5-5是销售处理功能,实际上是把“销售处理”(图5-4;)进行细化。从图中我们知道系统的外部环境是“顾客”。首先,由顾客(S1)提出订货单(F1)。然后商店从货名文件中得到货名信息(F5),从顾客文件中得到顾客信息(F47)。如果顾客是老主顾,则商店对订单(F1),货名信息(F5),顾客信息(F47)进行编辑处理(),从而生成编辑后的订单(F4)。如果是新主顾,除了进行上述处理外,要生成新顾客信息(F2),并将新顾客信息进登录(),然后登录入顾客文件。图5-5中的其它数据流和处理