文档介绍：第5章账务处理系统(上)
学习要点:
。
,掌握电算化账务处理流程与手工账务处理流程的异同。
、审核、修改、过账等处理环节的关系,学会在软件系统中处理凭证和账簿。
,掌握系统维护技巧。
账务处理系统概述
为适应计算机管理的需要,将设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿等统称为账务处理,完成账务处理工作的子系统称为账务处理系统。
账务处理系统是电算化会计系统的一个子系统,在个别会计软件系统中也称作总账系统。
账务处理系统就成为电算化会计系统的核心。
账务处理系统的工作特点
账务处理系统具有以下工作特点:
(1)账务处理具有很强的综合性。账务处理是以货币作为主要计量单位,综合、全面、系统地反映单位的经济活动和资金运动的状况。
账务处理系统是整个电算化会计系统数据交换的桥梁和纽带。
(2)账务处理必须符合公认的会计准则。要求账务处理系统必须按照财政部规定的会计准则、会计科目、会计报表编制要求等去组织和管理会计信息处理的内容与程序。
账务处理程序
账务处理程序是指从收集、整理原始凭证开始,通过编制或输入记账凭证,登记账簿,并为编制会计报表做好准备的过程。
通常有记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、日记账账务处理程序等,如图5-1所示:
⑤
⑦
⑥
①
原始凭证
(原始凭证汇总表)
记账凭证
(收、付、转)
科目汇总表等
总
账
会计
报表
日记账
明细账
②
③
④
⑥
图5-1 手工方式下的账务处理流程
凭证临时文件
审核
转入
登账
输入
凭证主文件
分类
编表
汇总
总账
明细账
日记账
会计报表
对账单
输入
对账文件
对账
调节表
原始凭证
记账凭证
机制凭证
账簿文件
图5-2 电算化账务处理系统数据流程
可以在手工处理流程的基础上优化出电算化账务处理流程图,如图5-2所示。
电算化前提下账务处理的具体操作步骤归纳如下:
(1)将有关会计凭证(包括由手工输入的记账凭证和由系统自动产生的机制凭证)输入或转入到账务处理系统,并存入临时凭证数据库。
(2)对记账凭证进行审核签字后,进行自动记账处理,形成记账凭证文件和账簿文件,同时按会计科目汇总数据并更新科目汇总文件。
(3)按照设置的输出条件,生成各种正式的总分类账、日记账、明细分类账账簿和科目汇总表。
电算化账务处理程序是在手工账务处理程序基础上根据计算机数据处理特点形成的。两者之间的差异表现在:
(1)账务处理流程的灵活性不同。
手工方式在一个会计年度内只能产生一种账务处理程序的会计信息。
电算化方式丁可以在一个账务处理系统中完成多种账务处理流程,并能产生多种账务流程下的账簿信息。
(2)会计数据的存储方式有所不同。
手工方式会计数据都保存在纸介质上。
电算化方式中,更多的会计数据被保存在磁介质(计算机硬盘、软盘)或光电介质上。
(3)会计数据与会计信息阅读方式不同。
手工方式,会计数据阅读环境要求不高。
电算化方式下,用户必须借助于计算机程序和会计软件进行阅读。
(4)数据处理起点不同。
手工方式下的账务处理是从原始凭证的填制与审核开始的。
电算化方式下,账务处理过程中输入的可以是原始凭证,也可以是记账凭证或其他子系统自动生成的机制凭证。
(5)会计科目编码体系的严密程度不同。
在电算化方式下必须有一套严密的会计科目编码体系。以便计算机对会计数据的检索、排序、汇总和统计等操作。
(6)会计数据处理过程的规范性不同。
手工方式下,会计数据处理的规范性不高。
在电算化方式下,实现数据在系统规范方式下的标准化处理,使数据变得十分规范。
(7)会计处理结果的正确程度不同。
手工会计数据处理容易发生差错。
电算化后,则可保证在记录、计算、汇总等操作或处理环节的正确性。
账务处理系统的主要功能模块
账务处理系统的主要功能模块结构如图5-4所示。
账务处理系统
系
统
初
始
化
凭
证
处
理
账
簿
输
出
出
纳
管
理
往来
部门
等辅
助核
算
系
统
维
护
财务分工
科目设置
初始余额
汇率管理
凭证类型
客户设置
项目设置
凭证录入
凭证修改
凭证查询
凭证审核
凭证汇总
凭证过账