文档介绍：秘书新手入门
一、秘书助理的感觉
事情太多做不完
突发事件突发枪林弹雨压力大
关系错综复杂
又要能说又要会写
好像我是万能的
没有角色的角色
多头无法分身
多、烦、杂、乱
夹心饼干
二、职能角色定位
初级秘书助理——事务性文秘
应包括公司前台接待、电话接线生、事务专员、部门事务助理、主任助理、工作简单的经理助理等。主要工作是文案写作、事务性工作处理。主要是琐碎事务操作、电脑文案。
中级秘书助理——文秘+ 辅助管理包括部门总监秘书助理、经理秘书助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书。他们的权力和责任相对大一些,处理各种事件的能力要求也高一些,管理水平和计算机应用的能力要求更高一些,并要有很好的协调能力。
高级秘书助理——文秘+ 独立管理
包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。他们属于管理阶层,对他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼。完全能够独立进行项目管理、事务统筹、决策指挥。
第一章秘书必备的素质
一、职业化秘书的标准:
G 敬业精神正直--公平,坚持既定政策和原则
G 表率作用诚实--实事求是
G 领导风范敬业--以工作为荣,设定高的工作水准 G 业务能力守信--不失约、不违约、不食言、不泄密 G 指挥与控制能力勤奋--努力工作,不断学习 G 合作精神有序--利落,有条不斋 G 学习与创新能力高效--追求效率和效益 G 知人善任的能力可靠--按约定完成工作,保质、保量、及时 G 对待意见与批评 G 大局观
二、秘书的职业态度主动性(initiative) 适应性(flexibility) G 团队精神(team work) 尊重他人(respect for people) G 创新精神
(creativity) 坚持原则(promising integrity) G 服务与贡献(service & contribution) 认同与分享(sharing) 双赢与相互依存(win-win & interdependence) 温柔的心和自省
第二章秘书的重要职业技能
第一部分:日常事务处理
一、拨打/接听电话的程序和技巧
1、打电话前的准备
准备好电话记录本和笔
把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上,并逐一核对无遗漏。
准备好通话时需要的文件资料。
查阅对方电话号码,确认无误,开始拨打。
2、正式拨打电话:
拨通电话后,确认对方公司及姓名,然后热情而有礼貌的说:“你好!我是****公司**部**。”
如需与有关人员通话,应有礼貌地请对方传呼或转达。
如告知对方的内容较复杂,应主动提醒对方做好记录
逐一将事情说明,注意语言简明、准确;
通话结束后,确认对方已放下话筒,然后放电话。
3、接听电话
3声铃响内将电话接起,平和有礼貌的:“你好!我是**部
**。”
若通话内容较复杂,或有不清楚的地方,最后应当将要点重复一便,以免遗漏或有偏差。
通话结束后,确认对方已放下话筒,然后放电话。
4、通话技巧:
日常礼貌用语: