文档介绍：第一章绪论
办公自动化概述
办公设备用电常识
办公自动化系统的建设与管理
思考与练习一
办公自动化概述
办公自动化的基本功能
1. 事务处理功能
各个办公部门都有大量的事务工作,这些工作往往量大、重复,业务繁忙,例如数据汇总、报表合成、草拟文件、发送通知、打印文本等。可以把上述繁琐的事务交由办公自动化系统来处理,以达到提高工作效率、减轻工作负担的目的。完成事务处理功能的办公自动化系统被称为事务处理系统,简称EDP。这类系统比较简单,一般由分立式的电子计算机和复印机等设备构成。
2. 信息管理功能
办公部门最本质的工作是对信息的流通进行控制和管理。做好对信息的收集、加工、传递、交流、存取、分析、判断和反馈,可使信息资源转化为推动社会进步,获得良好经济效益的物质财富。办公自动化是信息管理的有效手段,担任信息管理功能的办公自动化系统被称为管理信息系统,简称MIS。这种系统的办公自动化设备呈分布式组合,具有计算机通信和网络功能。
3. 辅助决策功能
决策是根据预定目标作出的行动决定,是办公活动的重要内容之一,是较高层次的管理工作。决策的正确与否往往会对一个企业产生重大影响。正因为如此,在决策之前,要做大量的基础工作,要经过提出问题、搜集资料、确定目标、拟定方案、分析评价、最后选定等一系列环节。比较理想的办公自动化系统能自动地分析采集信息,提出各种可供领导参考的优选方案,是辅助决策的有力手段。这类系统必须建立起许多能综合分析、预测发展、判断利弊的计算机运算模型,从而可以根据大量的原始数据信息自动作出比较符合实际的决策方案,这种系统叫做决策支持系统,是一种高层次的、智能型的系统,简称DSS。
办公信息处理
1. 办公信息的生成和输入
办公信息的生成和输入包括信息的产生、获取和存储。从信息来源上看,办公信息可以来自外部,也可以来自内部。前者通常已经经过一定的加工处理,以非原始输入的形式存在于办公室中;后者则比较多地表现为原始输入。原始输入可进一步分为声音输入、键盘输入和图像输入。
原始输入比较典型的例子是:机构的高层领导或其他工作人员产生了某些设想,这些设想有的可能最终成为一份报告、一封信件、一篇文章,也有的可能是包含若干数据的统计分析报表,但第一步都要将这些设想以某种方式输入相应的办公设备。
1) 语音输入
语音输入包括机器录音和声音的识别及响应。
机器录音:在没有文字处理中心的办公机构中,机器录音是最有效的输入方式。由于这种方式可以节省高层领导人的时间,并可随时将其一些想法记录下来,因此被越来越多的办公人员使用。
远程系统:远程系统可使经常外出的管理者通过电话直接向计算机口述各种文件批示或备忘录。
声音识别与响应系统:声音的识别和响应技术已发展得较成熟。目前这类设备的核心是一台高性能的计算机,在接受某一个人的口授之前,设备先要有一个学住其声音,并将声音与某些词汇一一建立起对应关系。在口授时,要求词与词之间有停顿。
2) 键盘输入
键盘是输入文字和数据的主要工具。随着液晶显示便携式微机技术的发展,越来越多的人乐意直接利用键盘撰写文稿。
3) 自动扫描输入
图像输入通常使用图形扫描仪或数码相机。图形扫描仪或数码相机能十分方便而迅速地将图像信息输入计算机,以便进一步进行处理。利用图形扫描仪还可以对印有印刷体汉字的页面扫描。借助专用的软件,计算机能对用这种方式输入的文字进行识别,必要时可编辑加工。页面扫描的速度比用键盘键入快很多,且避免了键入时的差错,从而大大提高了工作效率。另外,自动扫描输入还包括传真和条型码技术。条型码技术的核心是编码、扫描输入和鉴别。编码是指设计一种合理的编码形式,以便区分商品的名称、产地、种类等各种信息;扫描输入和鉴别设备一般是扫描仪或光符阅读器,只要用扫描仪或光符阅读器扫描一下商品的条型码,即相当于输入了这种商品的品名、产地等信息,从而节省了输入时间。
4) 视频获取
视频获取在办公信息中起到越来越重要的作用。视频信息的获取可以通过数码摄像机来进行,获取的视频信号可以通过计算机编辑、合成。
2. 信息处理
信息处理是指对已输入系统的信息进行加工,使之转换成可供使用者显示、存储或复制的电子存储格式。信息处理包括数据处理和文字处理两种。
数据处理一般与管理工作相联系,比如编制计划、统计、分类、查询、索引、修改、存储等。数据处理主要是对数值进行处理,通过对原始数据进行各种计算而产生有意义的决定以及有用的统计信息。由于计算机技术的飞速发展,特别是数据库操作系统问世以来,数据处理的内涵有了进一步的扩展,不但可以对数值型字段进行排序、索引等操作,还可以对字符型字段进行操作,从而为表格处理提供了丰富的手段。