文档介绍：项目部会议管理制度
(一)基本原则
1、坚持以办公例会、部门内部工作会、监理协调会、工地现场会等形式,及时贯彻和落实公司及项目部的有关决定,及时研究和解决项目工程中存在的问题,交流信息和经验体会,不断完善和改进管理工作。
2、工程管理会议分为定期会议和临时会议两种。定期会议要有固定的议题、时间、参加人员和会议地点。临时会议一般是指针对专题事项的会议。
3、各种会议要明确主办单位,同时指定召集人和筹备人员,并准备参加人员会议签到表。
4、会议需要费用开支的,工程管理办应事先专门编制预算报上级领导批准。各部门需要向会议汇报的问题,事先必须做好调查研究和充分准备,提出处理建议和意见,并准备好各种提交会议的书面材料。
5、提交会议讨论的重要事项或文件。凡涉及对外或需向上级单位请示的,一定要在会前做好协调和请示工作。
6、与会人员必须会前做好准备并按时出席。会议发言要开门见山,紧扣议题,有针对性,有具体明确意见。要开短会,开好会。
7、会议决定的事项由办公室或主办会议部门负责逐项督办工作,并将执行情况及时向项目工程管理办领导或总经理汇报。
8、对已经会议决定的事项,要坚决执行、抓紧办理。在执行过程中如有问题,应及时反馈。对各自职责范围内的问题,要积极协调解决;对涉及其他部门经协商仍解决不了的,要如实向领导反映并提出建议,由领导协调解决。
(二)会议组织管理
1、项目部工程会议,每次例会时间确定为每周星期一,如需处理紧急事物或因病不能参会者,须提前向会议主持人员告假,未提前告假或未经主持人员获批而缺席者,给予相应的经济或行政处分。
2、主要任务是传达集团和公司对项目部的工作要求和公司发展最新决策,根据公司的布署,安排落实公司下达的各项工作。由项目管理办主持,项目部全体员工参加,必要时邀请公司领导参加。会议由项目部文员负责筹办和召集工作,负责会议记录和在会后7天内整理会议纪要并存档。
会议的主要议题是:
1)检查落实上周工作完成情况;
2)部门提出本周的工作计划;
3)对部门之间工作的衔接协调以及工地重要问题进行讨论研究解决;
4)其他需在办公周例会上讨论决定的事项。