文档介绍：你的礼仪价值百万
——商务电话基本礼仪
如何礼貌接打商务电话?
接电话的礼仪
打电话的礼仪
接、打电话的礼貌用语
接听电话的基本礼仪
电话铃声响起三声之内,应立即接起电话。若超过三声,应致歉,“抱歉,让您久等了”,面带微笑。
在商务交往中,接电话时所讲的第一句话应是问候语加上单位名称:“您好!**公司”。
接电话时不允许出现"喂,喂"或者"你找谁?"等非商务用语。特别不允许一开口就毫不客气地查问对方"你找谁","你是谁","你是哪儿",或者"你有什么事?"
通话中不得对着话筒打哈欠、吃东西,也不要同时与他人闲聊。结束通话时,应认真道别。而且要恭候对方先放下电话。
遇上不相识的人打起电话没完,非得让其“适可而止”时,说得应当委婉、含蓄,不要让对方难堪。比如,不宜说“你说完了没有?我还有别的事呢。”,而应当讲“好吧,我不占用您的时间了”。
接电话时,被找的人如果就在身边,应告诉打电话者:“请稍等”,然后立即转交(转接)电话。如果对方认错了人,应马上告之,不得将错就错,乱开玩笑,更不得因懒于转告而随意向对方说“人不在”,或大声喊叫“某人找某某人”。
倘若被找的人外出或在洗手间,应回答“他暂时不在座位上,如果需要转告请留下您的电话”。
如果找领导,领导不在,不可随意报出领导在哪,切不可说“他在总经理处”或“他到某某公司去了”。
代接电话时,对方如有留言,应当场用纸笔记录。之后复述一遍,以免有误。并告诉对方会及时转告。例如:"我再重复一遍,您看对不对……。好的,等他回来我立即转告他。"
对不指明的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上将电话交给能够处理的人。在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。
如果分机转接出错,应告知对方:“抱歉,×××不是这个号码,他(她)的分机号码是* * ,我先帮您转接,如果没转过去请您再重新拨* * 号码,请稍等。”然后迅速将电话转接到正确的分机上。
如果遇到对方拨错号码时,不可大声怒斥,或用力挂断电话,应礼貌告知对方。
打电话的基本礼仪
1、理清自己的思路
把要跟对方说的事情大致写在纸上,以免接通电话后不知道说些什么。
2、养成随时记录的习惯
在你的办公桌上,应时时放有电话记录用的纸和铅笔。一手拿话筒,一手拿笔,以便能随时记录。
3、立即表明自己的身份
当你拿起电话时,面带微笑,首先道出自己的身份以及自己所属的组织的名称。然后以“XX先生(小姐)您好!”“您最近怎样?”或者“一切都还顺利吗?”或类似的问候作为开场白。
4、确定对方是否具有合适的通话时间
当你给他人打电话时,他们也许正忙于自己的某一事情。你应当表明自己尊重他们的时间,并给他们足够的时间作适当的调整。你可以在开始讲话时向对方问一下:
“您现在接电话方便吗?”
“您现在忙吗?”
“您现在有时间同我谈话吗?”
“这个时候给您打电话合适吗?”
“您能抽出点儿时间听听我的话吗?”等等