文档介绍：实现用友ERP与手工记账完美结合探讨
[提要] 用友ERP和手工记账在企业中都具有非常重要的作用,如何对电算化和手工记账进行取长补短并加以优化,使得二者完美结合,值得我们进行探讨。
关键词:用友ERP;手工记账;完美结合
中图分类号:F23 文献标识码:A
收录日期:2014年8月28日
一、用友ERP与手工记账基本理论
用友ERP与手工会计作为两种不同的记账方法,具有如下相同点:1、系统目标一致;2、遵守会计法规和会计准则;3、遵循基本的会计理论和会计方法;4、会计基本工作要求相同;5、都必须保存会计档案。但是二者也存在很多不同,对于不同点如何实现取长补短,使得两种记账达到完美结合,在企业实际中就显得尤为重要。
二、用友ERP与手工记账不同点及优化设置
用友ERP与手工记账的不同主要体现为基础设置和业务处理两方面:
(一)基础设置方面
1、安全设置。众所周知,会计信息的安全性涉及到企业的机密,所以资料的保密工作必须到位,并且会计的责任分工也是非常严格的,谁签字谁负责,所以相应的安全设置就显得尤为重要。
(1)用友ERP环境下的安全设置。用友环境下,会计信息的载体以磁介质(光盘、磁盘、磁带)存储的数据文件为主,以计算机输出的纸介质证、账、表为辅。所以每一个会计人员在进行各自的业务处理时都是以设置密码的方式进行安全控制。只有知道密码才可以进入账套进行业务处理。
(2)手工记账下的安全设置。在手工状态下,会计信息的载体为纸张,所以安全设置多为保管箱加锁。会计人员对于会计信息的修改要做到谁修改谁签字谁负责,修改之处加盖个人章。
(3)安全设置的优化。用友ERP下,每个人有自己的登陆密码,会计人员是通过密码进入系统进行各自的业务处理,我们知道,现在密码被盗时有发生,为了使自己的业务更加安全,我们可以设置二重保护措施,比如,我们可以通过指纹确认的方式进入系统,指纹具有不可复制性,不容易被盗,这样别人就不会通过窃取密码来修改自己的会计实务,加强会计工作的保密性。但是,指纹确认进入账套进行会计处理,也存在一定的问题,比如,某会计人员由于特殊原因,不在本单位上班了,又没来得及进行工作交接,这种情况下,他自己负责的业务别人就无法进行处理,为了避免这种情况的出现,我们可以设置备用密码,备用密码可以让财务总监担任,但是基于会计工作的需要备用密码的启用必须至少两个中层以上职务的人员在场才可以。
2、人员组成不同。(1)用友ERP下的人员组成。用友ERP下,会计专业人员,电子计算机软件、硬件和操作人员组成;(2)手工记账下的人员组成。手工记账下,均是会计专业人员;(3)优化设置。在手工记账下,配备专业的计算机人员,进行财务数据的EXCEL设置,既能使得用友ERP和手工记账保持一致,又可以提高手工记账的准确性和速度。
3、凭证格式不同
(1)用友ERP环境下凭证类别的设置。当企业选择收、付、转凭证类别时,其设置原理如表1所示。(表1)
从表1可以看出,收款凭证和付款凭证的限制类型为借方必有、贷方必有,也就是说,经济业务发生时借贷方除了库存现金和银行存款外,还可以存在其他会计科目。一个经济业务发生只需选择一种记账凭证即可。
(2)手工记账下,凭证类别的设置。当企业选择收、付、转凭证类别时,其设置原理如表