文档介绍：第五篇组织协调和信息管理
第十七章组织协调
第十八章信息管理
第十九章计算机在项目管理中的应用
1
第十七章组织协调
本章内容提要:
由于项目和项目组织的特殊性带来沟通的困难。组织协调和沟通不仅是一个信息过程,而且是一个组织过程,同时又是一个心理过程。本章介绍了以项目经理为中心的几种重要的沟通过程,项目沟通中经常出现的问题分析,项目中常见的几种正式和非正式的沟通方式。
2
第一节概述
一、协调
二、沟通
三、项目沟通的困难
3
协调
协调是项目管理的一项重要工作,要取得一个成功的项目,协调具有重要作用。协调可使矛盾着的各个方面居于统一体中,解决它们的界面问题,解决它们之间的不一致和矛盾,使系统结构均衡,使项目实施和运行过程顺利。在项目实施过程中,项目经理是协调的中心和沟通的桥梁。在整个项目的目标设计、项目定义、设计和计划、实施控制中有着各式各样的协调工作,
在各种协调中,组织协调具有独特的地位,它是其它协调有效性的保证,只有通过积极的组织协调才能实现整个系统全面协调的目的。
现代项目中参加单位非常多,由于各单位有不同的任务、目标和利益,它们都企图指导、干预项目实施过程。项目中组织利益的冲突比企业中各部门的利益冲突更为激烈和不可调和,而项目管理者必须使各方面协调一致、齐心协力的工作。这就越发显示出组织协调的重要性。
4
沟通
沟通是组织协调的手段,解决组织成员间障碍的基本方法。通过沟通可达到:
,项目参加者对项目的总目标达成共识。
、各方面互相理解、了解,建立和保持较好的保持团队精神,使人们积极地为项目工作。
,减少摩擦、对抗,化解矛盾,达到一个较高的组织效率。
、结构、计划、设计、实施状况的透明性,当项目出现困难时,通过沟通使大家有信心、有准备,齐心协力。
90年代初,人们研究并提出现代项目管理尚未解决的问题,其中涉及这一方面的问题包括:
最好的沟通方式是什么?
从哪里获得信息?应相信正规报告或更注重个人交谈?
如何解决争执和危机?
部门之间在行为上有什么区别?
管理者的行为与所选用的组织形式有什么关系?
5
项目沟通的困难
,参加单位多,造成每个参加者沟通面大,各人都存在着复杂的联系,需要复杂的沟通网络。
、新工艺的使用、专业化和社会化的分工,以及项目管理的综合性和人们的专业化的矛盾增加了交流和沟通难度。
、动机和兴趣,则有不同的出发点,对项目有不同的期望和要求,对目标和目的性的认识不同,则项目目标与他们的关联性各不相同,造成行为动机的不一致。
6
,项目组织都是新的成员、新的对象、新的任务,则项目的组织摩擦大。
。
、文化、习惯、专业、语言对沟通产生影响,特别在国际合作项目中,参加者来自不同的国度,他们适应不同的社会制度、文化、法律背景、不同的语言,产生了沟通的障碍。
,否则会造成协调的困难,造成人们行为的不一致,而在项目生命期中这种稳定性是无法保证的。
7
第二节项目中几种重要的沟通
一、项目经理与业主的沟通
二、项目管理者与承包商的沟通
三、项目经理部内部的沟通
四、项目经理与职能部门的沟通
8
项目经理与业主的沟通
、理解业主的意图、反复阅读合同或项目任务文件。
,而不仅仅是给他一个结果(竣工的工程)。(详)
,应将项目前期策划和决策过程向项目经理作全面的说明和解释,提供详细的资料。
,或合资者各方都想来指导项目的实施,这是非常棘手的。项目经理应很好的倾听这些人的忠告,对他们作耐心的解释和说明。
9
尽管有预定的目标,但项目实施必须执行业主的指令,使业主满意。而业主通常是其它专业或领域的人,可能对项目懂得很少。许多项目管理者常常嗟叹“业主什么也不懂,还要乱指挥、乱干预。”这是事实,这确实是令项目管理者十分痛苦的事。但这并不完全是业主的责任,很大一部分是项目管理者的责任。解决这个问题比较好的办法是:
(l)使业主理解项目、项目过程,向他解释说明,使他成为专家,减少他的非程序的干预和越级指挥。
10