文档介绍：档案管理规定(试行)
为维护公司档案的齐全与完整,不断提高档案管理水平,更好的为生产经营服务,特制订本规定。
一、档案管理机构及其职责
1、档案管理由济南先达统一进行管理,博兴、潍坊两公司在济南公司统一管理下,具体负责本公司的档案管理工作。各公司档案管理实行二级管理,一级管理是指各公司人事行政部对公司档案资料的统筹管理;二级管理是指公司各部门档案资料的管理。
2、济南先达设置一名档案管理员为集团档案管理员,具体负责集团档案资料的统一管理工作。各公司人事行政部行政文员为公司档案管理员(兼职),具体负责本公司档案资料的统筹管理工作。各部门指定一名人员为档案管理员(兼职),具体负责本部门档案资料的管理工作。
3、集团档案管理员按照国家有关规定,制定档案管理办法及制度,并确定集团直接管理的档案范围。各公司档案管理员在集团统一领导下,统一管理本公司的档案,并负责归集团直接管理的档案资料的收集、整理和移交工作。各部门档案管理人员按着公司有关规定做好本部门档案管理工作,负责收集、整理、保管、移交本部门的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行国家档案管理法规和公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。
5、集团档案管理员有责任对各公司档案管理工作进行监督和指导。公司档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年监督指导次数不得少于两次。
二、档案收集、归档规定
1、凡是反映公司研发、生产、经营、管理及工程建设等活动、具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批而不能归档或部门必须保留的,人事行政部保存复印件。
4、凡公司业务活动产生的资料,业务活动结束后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、政府职能部门的批复、验收报告、上级领导批示、各种资质证件、各种荣誉证书、研发报告以及公司级业务活动(部门主办,但属公司级业务活动)的资料等原件一律由公司统一归档,其他部门只能保存复印件。
6、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,业务部门保存一份,财务部及人事行政部各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由财务部保存原件。
7、集团级的收文、发文等文书资料由济南先达人事行政部归档,各公司级的收文、发文等文书资料均由人事行政部归档。
8、由部门发生的一级管理档案资料,由部门负责收集并按着归档要求整理后及时移交公司人事行政部。档案资料移交分年底移交和平时移交,属于上述第5项的档案资料要及时移交,在业务活动结束后1—3天内移交,属于一般性档案资料年底移交,要在每年的1月20号前移交上一年度的档案资料。
9、人事行政部按着国家档案技术标准,组织公司的建档工作,建档周期每年进行一次。
10、其他未尽事宜,执行国家档案局《企业档案管理办法》。
三、档案保管规定
1、公司人事行政部要有专门档案室,各部门要有专门档案柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记,编制归档目录。
3、科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便提供利用。
4、档案要分类,分卷装订成册,保管要有