文档介绍：XXX房地产开发有限公司
档案管理办法
目的:为加强公司各类档案管理的规范性,特制定本办法。
适用范围:公司的全部文书档案、人事档案、财务档案、工程档案。
管理权限:各相关部门。
档案室主要职责(兼文书管理):
负责做好企业文件的收、发工作;
负责文件序号的编制、文件传递、传阅、收回工作;
负责对文件承办情况的了解与催办;
按行文常规严格控制发文数量和范围;
负责行政介绍信的对外开具;
协助上级领导收集整理和保管企业大事记等有关资料;
负责制定或参与制定档案工作的规章制度;
对企业其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;
指导企业行政文书和业务文书的形成、积累和归档工作;
做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;
做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;
严格执行保密法规,办理档案材料的借阅手续;
定期检查档案保管状况,达到“三无”,即无丢失、无霉变、无差错;做好“四防”,即防火、防盗、防霉变、防虫蛀;
负责过期档案的销毁工作;
提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。
档案的立卷归档:
公司各种具有保存坐标的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。具体分类:
办公文件:包括公司的各种请示和批复文件、各种申请文件(如:用印申请文件)、公司对外发文(公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件)、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等具有保存价植的文件;
证件性文书资料:包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、证明等;
法规性文件:包括上级频发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。
企业的重大决议:包括由企业会议、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议村料、会议记录等;
计划性文件:包括企业总体计划或规划、项目质量计划营销计划、财务计划等;
总结性文件:包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单向性工作总结调查报告等;
批示性文件:包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等以及企业各类任命工作指示等;
凭证性文件:包括企业各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证、如财产状况、房屋销售、合同书、协议书、意向书等原始记录和文本(注:归各部门存档);
汇报性文字资料:包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言,汇报或发布的各类文书资料;
声像制品资料:包括企业及下属各部在其经营活动或政治,文件娱乐活动中,以及在外学****考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、影片资料、计算机软盘及光盘、工具类书籍;
题赠性资料:包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词书画、工艺制作等;
工程档案:立项文件,建设用地、征地、拆迁文件,勘察、测绘、设计文件,开工审批文件,招投标文件,工程质量监督手续,工程财务文件,工程竣工验收文件,竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程系统资料(注:工程部应派专人负责技术档案的整理、立卷、归档工作,归档文件必须完整、准确,经过系统整理、编目后由工程部负责人审查后归档,工程结束后,由工程部负责移交有关部门存档