文档介绍：档案管理制度
第一章总则
第一条为了更好地贯彻落实国家有关档案工作的法规、政策和规定,规范档案的管理,确保档案的完整与安全,加强本公司档案工作业务建设,提高档案管理水平,特制定本制度
第二条公司档案室负责公司文件档案资料的收集、整理、立卷、保存、借阅、销毁工作。
第三条行政管理中心负责公司文件档案资料管理的监督、检查、指导工作。
第二章归档范围
第四条行政类文件资料
1、公司的规章制度、规范标准、规定办法及会议记录、纪要、会议决议、决定等;
2、公司经营管理文件、经营计划书、发展规划、总经理办公会议纪要、决议、重要岗位人事任免以及公司重要的客户资料等资料;
3、公司发出的报告、指示、决定、通知、通报、纪要、领导讲话稿、月、季、年度报表等;
4、企业营业执照、银行开户许可证、组织机构代码证、社会保险登记证、税务登记证、批准证书、资质证书、土地使用证、房屋产权证、企业章程、合同、协议等资料原件,(驻外机构可提供相关复印件);
5、公司资质、工商、税务年检资料、质量体系年审、企业资金、法人、股东、股权、经营范围等变更事项所涉及的相关资料;
6、公司主管部门、上级机关来文,包括上级对公司的报告、请示、申请的批复文件等;
7、公司项目投资前期市场调研、投资分析、项目建议书、可行性报告、立项报告等;
8、公司对外宣传广告、策划方案、设计样稿、印刷品、光盘、摄、录像带、各种荣誉证书以及企业的历史沿革、大事记、重要活动的剪报、照片、录音、录像等文件资料;
第五条工程设计类文件资料
1、工程造价、工程材料设备采购、工程承包、分包合同(协议);
2、工程招标文件、中标通知书、工程预、决算及审计报告等资料;
3、工程施工方案、图纸、合同及政府关于市政设施使用的相关文件资料;
4、工程报告、批复、开工报告及施工许可证、工程计划、工程会议纪要、工程施工统计记录等资料;
5、工程安全、工程监理、工程质量等施工现场管理文件资料;
6、工程设计方案、设计合同(委托书)、设计交底、图纸会审、会议纪要、图纸及设计(施工)变更联系单等资料;
7、工程竣工验收(含分项验收)资料。
第六条财务类文件资料
1、财务会计账册、报表、财务印鉴模板等资料;
2、财务分析报告、资金计划表、财务审计报告等资料;
3、借贷合同、银行帐号、授信文件、企业担保等文件资料;
4、企业注册、项目投资等验资报告、企业资信证明等文件资料;
5、各级财政、税务部门来文及相关财务税收政策的收集保管;
第七条人事类文件资料
1、在职员工花名册;
2、员工人事档案(含照片、登记表、简历、学历、学位、职称、身份证等复印件、上岗证、入职手续、健康检查表等);
3、劳动合同(含试用、实****社会保险记录等资料;
4、人事任免、工作异动记录、奖励处分决定等资料;
5、员工在职培训、学****记录、职称、任职资格变动记录、企业对员工的工作考评结果等资料;
第八条其他在企业保密制度中规定的保密范围内的文件资料及信息(包括电子文件及相关资料);
第九条公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等
第三章档案的管理
第十条档案的分类。档案分为文书档案、业务档案、科技档案、特种载体档案。
第十一条档案编目。档案室应编制室藏全部档案的案卷目录、卷内文件目录。
第十二条档案统计。建立档案统计工作,编制档案基本情况统计表,对档案数量、档案借阅人次、档案利用效果、档案编研情况进行统计。统计数据以原始记录为依据,做到准确无误。
第十三条档案室的管理。配备专门库房,做好防火、防盗、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等防护工作。
第十四条档案存放应有铁制箱柜,排列有序,并编制档案存放示意图。
第十五条对照片、胶片、磁带等特殊载体的档案必须配备特制的设备进行管理。
第十六条定期对档案保管状况进行检查、清理、核对,做到帐物相符;对破损档案及时进行修补和复制。
第十七条建立全宗卷,以积累存储学校的立卷说明,分类方案,交接凭证,检查记录和全宗指南等。
第十八条档案管理现代化应纳入办公自动化系统,同步发展,以提高科学管理水平和服务效率。
第十九条归档要求:
1、归档的资料必须齐全完整,文件材料必须是原件。
2、应归档的文件材料必须字迹清楚,工整,纸张及文件格式符合国家要求。严禁使用圆珠笔,铅笔,纯蓝及红墨水等书写材料。
3、归档的文件必须保持其文件之间的历史联系,区分不同价值,并进行科学的分类、立卷、编目。
4、案卷题名应确切反映卷内资料的内容。
5、资料归档必须办理移交手续。
第二十条文件材料的归档时间
1、各中心或部门的文件资料,应该在每年6月底和12月底前,将前半年的资料归档。
2、会计档案在会计年度终了后