文档介绍：商务信函与商务合同
设计和美化商务邀请函
从样式入手编排文档
使用样式管理文档元素
让Word为合同条款自动编号
使用模板提高合同编写和管理水平
深入了解Word的格式和样式
本章知识重点:
:开发者大会邀请函
案例描述:
捷风科技(中国)有限公司(这个是杜撰的公司名称)准备召开2006年度开发者大会。假设你是公司的总裁助理,你需要为这次会议做一些准备工作。现在,你需要尽快用Word为此次大会设计、制作邀请函。
制作之前,大家不妨看一下我预先制作的成品。打开“E:\成品\01”文件夹下的“”文件,单击打印预览按钮,预览文档。
常见的邀请函,需要遵循以下设计制作的三个步骤:
首先,邀请函的外观设计及颜色搭配一定要大方美观,能够激发受邀者参加会议的兴趣,并展示会议和会议主办者的良好形象。
其次,邀请函要快速、准确地传递最为关键的信息,如会议主题、特点、时间、地点、议程等。
最后,不要忘了留下主办方的联系方式,为受邀者提供反馈渠道,如联系方式、联系人、调查表等。
简单的说,进行页面设置,就相当于在写字之前先挑选一张尺寸合适的纸,并设计好书写的格式。在这里你要确定,将来打印邀请函的纸张大小是多少,版式要设计成什么样子,做到心中有数,然后再进行页面设置。页面设置包括对纸张大小、页边距、字符数/行数、纸张来源和版面等的设置,这些设置是打印文档之前必须做的准备工作。
开始设置页面:
步骤1 从菜单选择“文件\页面设置”,在“页边距”选项区中设置上面的页边距为8厘米,下面的页边距为4厘米,,纸张方向为“纵向”,这样就确定了版心的大小。
设置版心位置时,上边距留出了较多的空间,这是因为我们打算在邀请函的上方设计一个弧形的装饰区域,并打算把醒目的会议名称置于页眉区域内,这样整个版面看上去会舒服一些。
步骤2 切换到“版式”选项卡,在“页眉”数值框中设置页眉高度为1厘米,在“页脚”,单击“确定”按钮,回到文档编辑区。
好了,下面我们就可以正式开始制作邀请函了。我们制作习惯是先设计好页眉页脚再进行正文内容的编排。
步骤1 从菜单选择“视图\页眉和页脚”,进入“页眉和页脚”视图,系统会自动弹出“页眉和页脚”工具栏,此时即处于页眉和页脚编辑状态。
步骤2 在“样式和格式”窗格中也会自动出现两个样式“页脚”和“页眉”。单击“页眉”右侧下拉按钮,在弹出的快捷菜单中选择“修改”,打开“修改样式”对话框。
步骤3单击“格式”按钮,在弹出的快捷菜单中选择“字体”,会弹出“字体”对话框,设置字体为“黑体”,字形为“倾斜”,字号为“小初”,字体颜色为“白色”。将字体颜色设为白色,是因为后面要在页眉中绘制一个深蓝色装饰图案,并且要使用页眉文字作为标题。
步骤4 单击“确定”按钮回到“修改样式”对话框,和设置字体格式的操作类似,下面我们来修改“段落”的格式。单击“格式”按钮,在弹出的快捷菜单中选择“段落”,会弹出“段落”对话框。
在“常规”选项区中设置对齐方式为“左对齐”,在“缩进”选项区中设置左缩进量为“-”。左缩进量为负值时,页眉就会跨出版心的左边界,这正是我们想要的效果。单击“确定”按钮回到“修改样式”对话框。
步骤5 用同样的方法,单击“格式”按钮,在弹出的快捷菜单中选择“边框”项打开“边框和底纹”对话框,我们来设置“页眉”样式的“边框”格式。在右侧“预览”区域中,底部边框线是“页眉”样式的缺省设置,用鼠标点击底端边框线,将页眉的底端边框去掉。
步骤6 点击“确定”按钮回到“修改样式”对话框,再次单击“确定”按钮完成设置。
好了,“页眉”样式设置完毕,下面我们要绘制一个蓝色渐变的波形图案,作为页眉的背景。
步骤7 这里首先选择“工具”菜单,选择工具菜单中最后一个选项“选项…”,打开“选项”对话框,选择“常规”选项卡,在“常规“选项卡中把“插入自选图形时自动创建绘图画布”复选框取消,然后单击“确定”按钮。将绘制画布删除,然后从菜单选择“插入\图片\自选图形”,打开“自选图形”工具栏,在其中选择“星与旗帜\波形”, 绘制一个波形图案。