文档介绍：第一章竣工文件材料编制细则
一、总则
为了切实做好平阳高速公路工程档案管理工作,规范竣工文件材料立卷归档工作,保证档案质量,能够向档案管理(使用)部门移交一套完整的档案,更好地为以后的养护管理、改扩建工作提供信息服务,根据国家和山西省有关档案管理规定,特制订《平阳公速公路竣工文件编制办法》,以下简称《编制办法》。
本《编制办法》为专项工程规定,仅适用于山西平阳高速公路。
平阳高速公路竣工文件,是指自本项目立项审批(核准)至竣工验收产生的,反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况,对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录(即指本工程从项目的提出、立项、审批、勘察设计、工程准备、施工到竣工投产使用,全过程中所形成的文件、图表、声像等材料)。
竣工文件是公路工程项目建设全工程的真实写照,是公路工程项目交竣工验收、质量等级评定、养护管理的主要依据,也是公路工程项目新改建工程及科研工作的主要参考资料。各有关单位要根据本《编制办法》的要求认真做好竣工文件的收集、整理、编制、归档工作。
二、编制依据
本《编制办法》的编制依据如下:
1、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008);
2、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002);
3、《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002);
4、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18994-2002);
5、交通部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》(交公路发[2010]65号);
6、交通部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交办发[2010]382号);
7、《山西省档案管理条例》;
8、《山西省重点公路工程项目文件材料立卷归档实施办法》(晋公建综字[2008]42号);
9、其他档案管理规定。
三、工作组织与责任
山西平阳高速公路建设管理处对竣工文件的收集归档工作总负责,负责做好建管处形成的文件材料的收集、整理和归档工作,同时承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责。
项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理,纳入监理工作内容,按照“谁形成谁负责”的原则,由文件材料的形成单位或部门负责,不得委托他人。
项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查,在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。
各参建单位应明确竣工文件编制工作的负责人(一般为技术负责人),配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员,并保持其稳定性;明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档职责和要求;按规定做好项目文件材料的立卷和移交工作。
四、收集范围
竣工文件的收集范围按照交通运输部《关于印发公路工程竣工验收办法实施细则的通知》(交公路发[2010]65号)中附件2《公路工程项目文件归档范围》的规定执行。各阶段文件收集归档责任分工按照交通部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交办发[2010]382号)附件1《公路建设项目文件材料收集归档单位
》执行。平阳高速公路竣工文件收集范围及责任划分详见本《编制办法》第三章。
设计单位应对电子版设计文件予以归档;各参建单位对实施计算机辅助项目管理的文件(计量文件、试验资料等),电子文件需与纸质文件同步归档。
各有关单位(部门)应按照设计归档责任分工,建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度,按照公路建设项目建设程序的不同阶段文件材料产生的自然过程,分别做好预立卷工作。
五、基本要求
1、凡按本《编制办法》要求归档的竣工文件,因要长期或永久保存,为防止褪色变质,必须用碳素或蓝黑墨水书写,禁止使用蓝墨水、圆珠笔和铅笔。归档文件必须书写工整,字迹线条清晰,修改规范。
2、收集归档的项目文件材料应为原件。其中,项目立项审批等文件,原件保存在项目主管单位的,项目法人可将复印件归档保存;供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的,须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存;热敏纸传真件,需复印保存。复印件应清晰可辨。
3、竣工文件应采用优良纸张,规格基本统一,小于A4纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上;如果连续两页均小于二分之一A4纸时,可将两页纸同时贴在A4纸上。
4、竣工文件每图每表必须签章完备,签字必须真实,不得代签、漏签,编制完毕后经各单位主要负责人审核,签审后,才可组卷上报。
5、收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录,如需清稿,须经原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存;表单填写