文档介绍：印章管理制度
为健全和规范公司印章管理工作,明确的相关流程和职责,按照《国务院关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》等相关法律法规及公司《章程》相关规定,结合公司实际,制订本制度。
本制度适用于公司及各矿的所有公司印章。
第一章印章种类
公章是指唯一代表公司形象的印章,代表企业全力、凭信和职责,是企业法人的象征。
公司印章是指以公司名义刻制的具有法律效应的印章。本制度主要包含以下印章,根据印章使用范围,大体分三类:
公司主要印章
公章、财务专用章、税务专用章、发票专用章、合同专用章、法定代表人印章等在政府部门或银行备案或留有印鉴的
公司内部印章
1、董事会、监事会、董事会秘书处、董事会各部室印章
2、各经营管理部室印章。
3、党、团系列印章
各矿印章
1、各矿公章、财务专用章、发票专用章
2、各矿各部室用章
3、各矿党、团系列用章
第三章印章的刻制、启用、作废、销毁、存档
公司印章由公司董事长授权向相关部门核发或核销
印章的刻制。
印章刻制审批及启用流程详见附件《印章刻制审批及启用流程表》
部分公司印章刻制办事指南
序号
流程
审批/经办部门
需提供资料
1
申请刻制公章(办理刻章许可证)
公安局
营业执照副本、刻制公章申请报告
2
刻制公章
公安局制定的刻印专营店
公安局批准的刻章许可证、营业执照副本、空白印章备案表
3
公章备案(办理刻制印章等级卡、印章启用申报书)
公安局
刻制好的公章、营业执照副本、法定代表人及经办人身份证
4
其他公司印章(发票专用章、财务专用章、税务专用章),需到相应部门办理备案,税务局预留印模
发票专用章在税务局;财务专用章在银行;
营业执照、税务批文、组织机构代码证、刻制印章等级卡、法定代表人及经办人身份证
5
当印章遗失及公司注销时需要注销印章。必须先登报声明作废再申请注销,注销的印章公安局扔进行备案
报社、公安局
注销印章的申请报告、营业执照、法人代表及经办人身份证、刻章许可证、刻制印章等级卡、待注销的原始印章(所注销的印章将由公安局收回)
正式印章一律为圆形,其规格尺度按国务院制度绘制。专用章的样式、尺度可以自定,但尺度不能超过正式印章。印文要用单位法定名称、通用简化宋体汉字。
刻制印章应到公安部门指定的刻字社去刻。
印章启用。
印章刻制后,印发印章启用通知(附上印模)后方可启用。
所有已启用的印章,应在董事会秘书处登记印章名称、印模、保管人以备存档和监督管理。
因业务变更、名称变更、磨损等原因需要重新刻制印章的,依照前述程序申请刻制、启用和登记,并在印发的印章启用通知文件中同时通知旧印章作废(须附印模)。
公司部门撤销或重组,原部门有关印章交回公司董事会秘书处,由秘书处负责销毁。
作废印章应在有两人以上在场的情况下销毁。公司公章等重要印章销毁时可采取切角等方式,并由董事会秘书处存档,以备核对历史印鉴。
第四章印章的保管
公司印章由指定的专人负责保管,董事会秘书处应制作全体印章保管人员名册,登记保管人员名称、所在部门、所保管的印章及保管起止时间等事项。
公司印章由董事长授权以下部门分别管理和使用:
根据公司《章程》第八十条规定,授权董事会秘书处保管公司公章。因公司开展业务需要,经董事长同意后,公司公章可暂由总经理办公室保管;
公司董事会、监事会、法定代表人印章、董事会秘书处印章由董事会秘书处负责保管;
公司财务专用章、发票专用章、税务专用章、由财务部指定人员负责保管;
公司合同专用章由法律合规事务部负责保管;
董事会部室、公司各经营管理部门印章由部门指定人员负责保管;
党、团、工会印章由党委办公室负责人或指定专人保管;
各矿印章由各矿矿长或指定人员保管。
凡因工作需要并符合本制度规定,需配置印章或更换印章需向公司秘书处上报书面申请,经董事长批准同意后配置或者更换印章。
印章保管人员必须是正式员工,与各单位第一负责人及被授权使用人为非直系亲属。
印章保管人应明白自己的职责,亲自保管公司印章,严禁私自授权他人保管和使用。印章保管人变更应通过印章责任部门负责人安排,在其监督下办理交接手续,并报董事会秘书处备案。印章保管人外出,需要委托其他人代管印章的,应报其部门负责人,由其安排代管人员,印章保管人应做好记录。
印章必须存放在上锁的柜中,使用时必须履行批准和登记手续。
为保证用印安全规范,公司印章原则上不得携带外出使用。如情况特殊,确有需要的,经董事长批准,可安排两人同时使用。使用后应尽快返回,并向董事会秘书处说明使用情况。
若发生印信丢失,应立即报告董事会秘书处,以便及时采取防范措施。因保管不当造成印信丢失的,公司根据情节