文档介绍：公司印章使用管理制度
总则
1、目的为加强公司印章管理,规范公司印章的刻制、发放、保管、使用,以及停用和作废,特制定本制度。
2、公司印章的定义本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上,需以公司或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
二、公司印章的种类:公司公章、法人章、行政章、财务专用章、发票专用章、再次复印无效章、此复印件与原件一致章。
三、公司印章的刻制
(一)公司印章的刻制均须报公司总裁/董事长审批。(见附件:YZ01《印章刻制申请表》)
(二)公司公章、法人个人名章、行政章、财务章、发票专用章、合同章,由行政部开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续,印章的形体、规格按国家有关规定执行,并到公司所在地行政机关备案。
(三)公司各部门的专用章(行政章、再次复印无效章、此复印件与原件一致章等),根据工作需要自行决定其形体、规格。
(四)未经公司董事长、总裁批准,任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。
三、公司印章的启用
(一)新印章要做好戳记,并统一在行政部留样保存,以便备查。(见附件: YZ02《印章启用、停用、废止登记表》)
(二)新印章启用前应由行政部下发启用通知,并注明启用日期、发放单位和使用范围。
四、公司印章的使用范围
公司的印章主要包括公司公章、专项业务章(合同章、财务专用章、发票专用章)、董事长(法人)专用个人名章。公司所有印章必须按规定范围使用,不得超出范围使用。
(一)公司公章的使用范围主要为:
1 、公司对外签发的文件。
2 、公司与相关单位联合签发的文件。
3 、由公司出具的证明及有关材料。
4 、公司对外提供的财务报告。
5 、公司章程、协议。
6 、员工调动。
7 、员工的任免聘用。
8 、协议(合同)资金担保承诺书。
(二)公司合同专用章的使用范围主要为:
1 、对外投资、合资、合作协议。
2 、各类经济合同等。
(三)公司董事长(法人)个人名章:
主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、政府行政机关办理业务、人事任免等各类文件。
(四)财务专用章:主要用于货币结算等相关业务。
(五)发票专用章:用于开具发票使用。
(六)公司各职能部门专用章:仅限于公司内部工作联系使用,不得对外。
五、公司印章的管理职责
(一)公司董事长、总裁
负责公司公章、合同专用章、财务专用章的使用审批工作。
(二)行政副总裁
负责公司公章、合同专用章使用以及对盖章文件内容审核、批准工作。
(三)各部门负责人
负责对本部门需盖章文件内容审核工作。
(四)印章管理员
1、负责印章的保管。
2、负责设立印章使用登记台帐。
3、负责印章使用的审核工作。
4、负责制定所保管印章的使用程序。
六、公司印章的管理、使用及保管
(一)印章的管理
1、公司行政章、合同专用章、法人个人名章由行政部专人负责管理。
2、财务章、发票专用章由指定专人负责管理。
3、印章管理员必须切实负责,不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的,可由部门负责人指定专人代替,但必须办理移交手续,并填写印章移交登记表。(见附件:YZ03《印章移交登记表》)
(二)印章的使用
1、印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序(见附件:YZ04《用印审批流程》),按照印章的使用范围,经审批(见附件:YZ05《用印审批单》后方可用章。
2、公司法人个人名章由法人本人签字或被授权人签字后方可使用。
3、财务专用章、发票专用章按照印章的使用范围,经审批后方可用章。
4、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。如遇特殊情况经董事长批准后特殊处理。
5、以公司名义签定的合同、协议等,严格按《合同评审流程》进行审批后方可盖章。(对加盖印章的材料,应注意落款单位必须与印章一致,用印位置恰当,要齐年盖月,字迹端正,图形清晰。)
6、印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。
7、对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的,必须持有效证件材料,经行政副总裁审批后,方可盖章。
(三)印章的保管
1、印章保管员必须在每次用印前,要求用印经办人认真记录所盖文件名称等相关信息。(见附见:YZ06《印章使用登记表》
2、印章保管必须安全可靠,须加锁保存,印章不可私自委托他人代管。
3、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。
4、印章应及时维护、确保其清晰、端正。
5、印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,管理员应及时向行政管理中心总监报告,并备案,配合查处。
七、公司印章的停用
(一)有下列情况,印章须停用:
1、公司名称变动。
2、印章使用损坏。
3、印章遗失或被窃,