文档介绍：客户档案管理制度
第一章总则
一、目的
为规范物流配送部客户档案管理,增强物流配送部客户档案的实用性、有效性和保密性,促进业务工作的顺利进行,特制定本制度。
二、范围
与公司发生业务或即将发生业务的客户,即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户,都是本制度的管理范围。
三、职责
物流配送部档案管理由部门经理总负责。
第二章档案的内容和建档方法
一、客户档案的内容包括以下四项资料:
1、客户基础资料。客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话;经营管理者、法人(这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面);创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。
2、客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模(职工人数、销售额等)、经营管理特点等。
3、业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。企业产品保持的优势、未来的对策;企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。
4、物流活动现状。主要包括产品物流运输的现状、存在的问题。
二、建立客户档案卡。具体内容见《客户档案卡》
三、建档方法
业务人员接待或拜访客户后,当天填写或完善客户档案。不全面的客户档案,业务人员要进一步了解,每月最少完善一次。客户档案及时更新。
第三章保密规定
一、客户档案由部门经理负责管理,其他人查阅需部门经理批准;个人级客户档案由业务人员负责管理,他人查阅需部门经理批准。
二、档案的保存
客户档案由统计员每月1日对数据进行备份,以防止数据丢失。
三、客户档案的查阅
1、查阅客户档案必须经过本部门经理同意,统计员才可以让其查阅。
2、未经审批私自查看客户档案,每次处50元罚款;未经审批,擅自将客户档案账号提供给人查阅,每次处50元罚款。
3、档案查阅者必须做到:
(1)严禁擅自修改。
(2)注意安全保密,严禁擅自抄录、复制。擅自抄录、备份客户档案。
四、业务人员离职后,客户由部门经理安排给本部门其他业务人员维护,离职人员不得自行转交。