文档介绍：竣工文件材料编制办法
第一章竣工文件立卷说明
第一条术语
案卷:由互相联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。
立卷:按照一定的原则和方法,将文件分门别类整理成案卷,亦称组卷。
卷内目录:案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。
卷内备考表:说明案卷内文件材料状况的记录单。
档号:以文字形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
建设工程文件:在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、管理文件、监理文件、施工文件、检测和咨询文件、竣工图和竣工验收文件,也可简称为工程文件。
工程准备阶段文件:工程开工以前,在项目立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
管理文件:项目法人在工程施工过程中进行工程管理形成的文件。
监理文件:监理单位在工程施工和缺陷责任期监理过程中形成的文件。
施工文件:施工单位在工程施工过程中(施工准备阶段、施工阶段、缺陷责任期阶段)形成的文件。
竣工图:工程完工后,真实反映建设工程项目施工实际造型和特征的图样。
竣工验收文件:建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
第二条组卷要求
一、组卷要遵循公路工程文件材料的自然形成规律和项目档案的成套性、连续性、系统性的原则,保持案卷内文件材料的系统联系,科学分类,便于查找和利用。
二、收集归档的项目文件材料应为原件。其中,项目立项审批等文件,原件保存在项目主管单位的,项目法人可将复印件归档保存;供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的,须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存;热敏纸传真件,需复印保存。
复印件应清晰。
三、收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录,如需清稿,须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存;表单填写内容规范,产生及使用部位标注清楚,相关签署手续完备,且为相关责任人亲笔签名。
四、案卷内文件材料必须书写工整,字迹、线条清晰,耐久,用纸统一规范(A4,A3)制作和书写材料,必须利于长期保存。小于A4纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上;书写材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写,禁止使用纯蓝墨水、圆珠笔和铅笔。凡属易褪色书写材料(如复写纸、传真件)应复印保存。工程试验、检测等表格签字必须齐全,不能同一人代签。
五、案卷内不应有重份文件,卷内不应有重页文件,但卷与卷之间相互有关联的文件,在归档过程中允许有一定数量的重复。
(一)分项工程开工申请批复文件由施工单位归于相应分项工程。监理单位施工期间存查,完工后不再整理组卷。
(二)普发性管理文件(如质量、进度、安全、环保、廉政)按照谁制发谁归档的原则进行。
(三)针对某一合同段,某一分项工程或某一事件(如原材料的确认)的管理性发文,相关合同段和制发单位都应归档,便于相关责任的界定。
(四)工程合同文件(施工合同、检测合同、监理合同、安全、廉政合同,招标文件、技术规范等)由项目法人统一归档,其他单位只做留存。
(五)计量支付和最终计量支付文件由项目法人按合同段分别进行整理归档,按时间进行排列。
第三条卷内文件材料系统化排列
一、立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。
二、设计审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。
三、工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列。
四、项目法人及监理就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料,按照文件材料所反映问题的有机联系,结合重要程度依次进行排列。一般应正件在前,附件在后;复文在前,来文在后。
五、施工文件材料:
(一)原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。
(二)变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。
(三)各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。
(四)工程资料按工程路线统一的里程桩号,由小到大依次排列(施工阶段形成的案卷依路线进行方向,按照路基、路面、桥梁、涵洞、交叉工程、沿线设施及监理工作的顺序分别进行排列)。各单位工程按分部、分项工程按照自下而上的顺序排列。
(五)合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次进行排列。
(六)竣工图按照专业结合图号依次进行排列。
(七)设备安装及调试文件按照依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。
六、监理文件:
(一)监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系,结合重要程度依次进行排列。
(二)旁站监理记录和平行试验及独