文档介绍：档案管理办法(200809修订版)
一、档案的类别
根据公司实际情况,现入库的档案有:文书档案(上年度省公司来文、分公司名义发文、合同等)、科技档案(包括工程档案和基建档案[含土地证、房产证])、会计档案(包括凭证、帐簿、报告、其他)、实物档案(包括奖牌奖杯奖状、字画、印章、内部出版物等)、声像电子档案(包括照片、软盘、光盘数据备份、各类软件盘、磁带录像带、录制的光碟等)。
档案与资料是有本质的区别的。资料是现实中最接近档案,与档案关系最为密切的,但是档案没有资料的那种相对性与动态性。档案与资料都是重要的信息资源,但两者的形成渠道和文献价值有所不同。档案是在社会活动中直接形成的真实记录,具有法律凭证作用和历史查考作用,而情报资料则是通过各种渠道从外部购买、交流或直接收集得来的,只具有参考作用。例如,财务稽核资料、工会帐目、员工体检报告、文明创建资料不属于归档范围,只属于普通的汇集资料。原则上,应由相关责任部门自行保管。保管年限达到的,可以自行销毁。如果相关部门因为办公场地原因,确需寄放档案室的,可以办理寄放手续。但该资料的责任人仍属该部门。
二、档案收集要求
上一年度文书档案:凡通过OA和纸质所形成的公司行政文件、党委文件、纪要、传真、通报,由综合部打字室打印两套交档案室;省公司OA来文暂时由档案保密人员下载打印。各部门各部室、营业部、各县市公司内部文件由各单位自行打印留存,县市公司按《县市档案管理办法》整理。
上一年度声像电子档案:主要是指公司在公务活动中形成的具有保存和利用价值的照片、录音带、录像带、唱片等具有声音、图像的文件材料,数据文件备份的光盘,各种打印机、复印机、电脑、扫描仪的说明书、程序盘。声像档案应遵循随办随归的原则,在活动结束一个月内由各部室负责移交档案室;各县市公司声像档案自行保管。
上一年度实物档案:主要是指所获市级(不含分公司内部)、省级及以上荣誉奖杯奖状锦旗,废旧破损印章,字画,外单位所赠礼物等,应在获得后一个月内移交档案室;各县市公司自行保管。
科技档案:应由从事科技活动的运维部负责立卷,并于项目竣工验收后6个月内向档案室移交归档;基建档案(主要指城区机房楼)由基建人员在工程完工后移交档案室。县市公司科技和基建档案自行保管。
会计档案:应由财务部门负责立卷,隔年向档案室移交归档。
三、收集范围
除按收集指南进行移交,还有各部门的专业档案,每年三月底以前移交综合部。
人力资源部:
参加省公司人力资源等会议的会议材料
省公司寄达的人事、绩效等机密文件
与省里签订的劳动合同书、大中专生报到证、劳务用工协议
干部统计年报及花名册、员工花名册及年报
劳动工资报表、专业技术人才年报表
当年本部门组织的大型会议(如人力资源提升会)材料
其它见第二条收集要求
党群工作部:
参加省公司相关会议的会议材料
党委年度工作安排、总结
党的会议记录(民主生活会)
党员花名册及统计年报
党员组织关系介绍信及存根
团员花名册、共青团员团干组织情况年报表
精神文明建设相关材料、青年文明号、建设职工之家材料等
职代会材料及会后收集到的提案、回复报告等
当年本部门组织的大型会议(如职代会、企业文化宣贯、青年文明号培训等
)材料
其它见第二条收集要求
纪检监察室:
参加省公司纪检监察、廉政、审计等会议的会议材料
纪委年度工作安排、总结(重要专题)及统计年报等
当年本部门组织的大型会议(如纪检监察会等)材料
其它见第二条收集要求
综合部:
各类半年总结、全年总结
会议记录,大事记
介绍信存根、存档合同
参加省公司相关会议的会议材料
参加市里各种会议的会议材料
当年本部门组织的大型会议(如工作会、年中工作会、十大表彰大会等)材料
其它见第二条收集要求
运行维护部:
参加省公司网络工作、计划拓展等会议的会议材料
互联互通相关资料
当年本部门组织的大型会议(如网络工作会、线路代维会、传输整治工作会)材料
其它见第二条收集要求
市场经营部:
经营分析小组市场分析预测报告
参加省公司市场工作等会议的会议材料
当年本部门组织的大型会议(如营销年会、经营分析会等)材料
其它见第二条收集要求
营业部:
大客户经验材料、分析预测报告
当年本部门组织的大型会议(如集团客户培训会、渠道建设培训会)材料
其它见第二条收集要求
财务部:
参加省公司相关会议的会议材料
财务分析预测报告
当年本部门组织的大型会议(如财务工作会、稽核工作会)材料
其它见第二条收集要求
各县(市)分公司:
编写本公司大事记(如日常活动,宣传,新建基站等),于次年2月底前报综合部统一汇总。
本公司在各项工作中形成的全部档案必须实行集中统一管理(移交综合部),任