文档介绍：采购管理作业办法
□总则
第一条目的
为使公司成品采购作业得到有效的执行与管理,特订定本办法。
第二条适用范围
主要指国内外成品办货,国内外零件采购。
□下单作业
第三条下单作业
一、目前下单方式有以下两种
(一)定期订单
(二)不定期订单(流水订单)
二、定期订单的定义:指对库存常备规格品拟定之月份计划性采购。
三、不定期订单的定义:指依客户别对规格品或非规格品之订货。
四、定期订单下单作业
(一)下定期订单前将现有库存、尚未进货量、预扣后库存、营业预估量、前三月平均销量等资料作为定期订单办货依据。
(二)完成〖定期订单试算表〗,并于每月规定日前完成定期订单(其中家具厂订单必须于每月底前完成),由专人提列签呈(桌柜类除外)。
(三)签呈上必须明列国内办货总金额,国外办货总金 额,CIF费,进口关税,增值税,代理费费用。
(四)签呈及订单层呈权责主管签核后下单。
五、不定期订单(流水订单)下单作业
依据经过预扣后的订货明细,依厂商别拟定相应订单。
不定期订单(流水订单)呈部门主管签核后下单。
六、订制品下单作业
订制品下单时需附〖订制品申请书〗,下单方式依照流水订单下单执行。
七、紧急插单下单作业
若营业有紧急交货而无库存部分,采购应在合理范围内协调厂商全力配合进行紧急插单作业。紧急插单下单方式依照流水订单下单执行。
第四条答交作业
采购在下单后,应与厂商就交期作确认,并将确认后的交期回复客服答交窗口,以利前端出货作业。
□办货追踪作业
第五条办货追踪
一、订单下单后,即填具〖办货追踪表〗。
二、〖办货追踪表〗依厂商别制作,并依据仓库提供之〖到货日报表〗对所订购之物品进行到仓追踪。
□到货验收及正式答交
第六条到货验收
一、家具厂产品到货验收
家具厂产品以〖交运单〗形式由仓库每天进行到货验收。
二、国内厂商产品到货验收
采购在收到厂商交货单时,即开立〖到货验收单〗,验收单上需注明订单号码,经权责主管签核后转仓库作到货验收之准备。
三、国外厂商产品到货验收
在收到厂商传真过来的发票及提单后,即开立到货验收单。到货验收单上需注明箱号及到货日。经签核后转仓库作到货验收之准备。
四、厂商直送产品到货验收
厂商直送产品至客户现场并组装完成后,采购须依据客户签认后之〖出货单〗开立到货验收单,经主管签核后转仓库做帐。
第七条正式答交
一、在货品入仓并验收完成后,采购需对前端客服进行正式答交。
二、正式答交日期为货品实际入仓日。
□异常状况处理作业
第八条异常状况定义
一、异常状况分为交期异常状况及商品异常状况。
二、交期异常状况指厂商交期递延。
三、商品异常状况指商品客诉。
第九条交期递延处理作业
一、采购在获知递延交货之讯息时,应填具〖交货异常状况通知〗,在通知上应明确写出异常状况、影响之客户名称及相应处理对策,并应标示出最新预计入仓日。
二、交货异常状况通知经主管签核后,转单客服作相应调整作业。
第十条客诉处理作业
一、客诉分为商品客诉和服务客诉。
二、商品客诉的定义:因商品质量问题而产生之客诉状况,属厂商之责任。
三、服务客诉的定义:因服务人员,仓储人员,订货人员,设计人员及营业人员的工作疏失而造成之客诉状况。
四、若有客诉状况发生,则由现场服务人