文档介绍：采购商务流程管理执行手册
发布实施:2013年1月
日常工作流程管理
目的
规范商务部的日常工作细则,确保商务工作井然有序。
范围
本流程管理适用商务部。
职责
(一)、商务部经理是采购商务的上级管理部门,负责安排、制定、修订、指导采购商务的日常工作细则等。
(二)、采购商务严格按照公司《管理手册》、《商务部流程管理手册》规范本岗职。
日常管理内容
(一)、日常工作要求
1、每天早8:30分前到岗,早晨主动问好,感染积极情绪。清理办公位卫生,整理桌面。
2、8:40分前收取邮件。
3、9:00分前写工作日志,将上一天工作总结和当天工作计划汇总,并上交上级主管。
4、9:30分前浏览公司库存表,优化公司库存。
5、9:40分前将采购单位到期账款以邮件的方式发送给财务部经理并口头通知确认。
6、9:50分收取邮件,对相应的邮件做出回复。
7、每周四13:00以后走访商场,了解市场新品、价格、动态等。
8、每周五17:30分前把商务采购记录发邮件至商务部经理并抄送中心总经理。
9、每月20日与库管索取佳能销售记录,编辑佳能报量表。
10、每月23日写下月工作计划并上交部门经理。
11、每月24日将佳能销售报表上报佳能公司张毅,并抄送部门经理。
10、13:00以后到各相关网站了解IT行业最新价格及动态。
11、13:30收取邮件,对相应的邮件做出回复。
(二)、采购商务工作标准要求
1、作为采购商务要对所采购的商品能够做到货比三家,确保利润最大化。商务人员应以认真负责的态度完成采购工作,提高内部服务质量,为人清正,不贪财物,对于供应商所赠财、物如数上交公司,所有采购商品均有记录,可调取,可追溯。为公司保守商业秘密。
2、每周采购商务对新产品彩页、报价等资料扫描群发本部门人员做到资源共享。
(三)、附件:
1、附表一:《日清表》
2、附表二:《佳能报量表》
3、附表三:《月工作计划表》
采购流程管理
目的
规范采购工作,确保公司采购的商品或服务符合公司要求
范围
本流程管理适用于公司所需商品的全部采购工作。
职责
(一)、商务部经理是采购商务的上级管理部门,负责制定、修订、指导采购工作中的一切事宜。
(二)、采购商务严格按照《采购流程管理执行手册》规范本岗职。
日常管理内容
(一)、资料、信息收集管理内容
1、了解厂商总代、各渠道的产品库存情况。
2、信息汇总、资源共享。
(二)采购的分类:A日常采购 B常备商品采购 C项目采购 D工程材料采购
整理销售订单:接收商务部经理提交的《康明新网销售订单》接手时与销售人员核对具体的型号、参数、配置及服务要求。
将提交的合格申请单开始采购,将采购后的价格、到货时间及税种在《康明新网销售订单》上标写清楚,将采购完成的销售订单返还库管。
采购商品到货情况进度反馈
采购商品到货后协助财务部库管做好商品验收工作。
(三)供应商评定
1评定内容
A、是否具备满足本公司所需产品和服务质量要求的能力。
B、是否满意本公司所需产品供应能力和合同约定的交货能力。
C、是否具备本公司所需产品的质量保证体系。
D、供方的资信、资质、历史业绩等情况。
2、评定方法
A、由采购商务组织收集供方提供的有关产品的质量数据、实物及相关资料。
B、由采购商务对供方进行考察,即对工作场所、设施结构和质量保证体系进行现场实际评价,并对供方的评定做《供方的评定记录》A质量要求:应保持与其他同类产品的质量相比,质量较优。B价格要求:应保持与其他同类同等质量的产品相比,价格较低。
C、交期要求:应保持及时供货。
D、配合要求,有良好的服务态度并能配合本公司做相应的要求回应。
评定结果1对具有合格的质量保证体系,具备公司所需商品要求能力的供方列入合格供方名单。2对有少部分供货数量、配合要求未能满意产品要求能力的供方列入后备名单。
(四)采购合同签批过程
1、初步审核合同信息的完整性,采购记录及合同内容均段与销售订单一致。
2、采购记录(比价单)须在合同流程前签批完成。提交合同版本,须前期提供给部门经理审核电子版,通过后,签订纸质版本,方可进行合同流程。
3、合同签订后合同及相关附件(图纸、方案、验收标准、商品参数、)均须销售人员签字确认。
4、确认完成的合同交由行政部盖章、存档。
(五)采购货款结算
1、本地采购结算
A、每周三正常对账结款。
B、现结需由采购商务写《采购商品请款单》由部门经理,中心总经理签字确认后由财务付款。
C、厂商总代签订合同后、将账期以电子邮件的形式发送财务部经理,并做到期提醒。
2、外地采购结算
A、现结商品在《康明新网采购订单》备注栏里注明预付款、全款金额