文档介绍：案例12 YTE公司 ERP系统实施案例
1996年12月的一天,YTE公司IT部门经理张军按照预先的约定来到总经理Smith先生的办公室。在简单的汇报了IT部近期工作情况之后,张军向Smith详细讲述了现有的信息系统存在的一些问题,最后,他指出:“随着公司在销售业务上的迅速扩张及生产规模的日益庞大,原有系统所暴露出来的弊端已经越来越阻碍了公司的发展;我们有必要对信息系统作重大改进,甚至建立一套新的系统,而与此同时,公司的一些业务流程也要进行改进。”张军的一番陈述得到了Smith的首肯。
一、YTE公司及其信息系统
YTE公司是由大型跨国企业BLC在中国组建的独资企业,主要从事乳制品的生产及销售。YTE于1993年在上海浦东金桥出口加工区落户,,总部厂房及办公区建筑面积逾3万平方米,有员工700多人。YTE的厂房设备和员工素质在中国都是一流的,她还拥有在中国乃至亚洲最为先进的食品营养成分检测实验室。公司自93年投产以来,销售增长保持在35%以上,发展快速迅猛。
YTE在上海投产的初期,并未有成型的信息系统。为了提高公司的营运效率,由集团总公司(BLC)牵头,引进了集团内的一套管理系统——BAS( Business Application System)商业应用系统。该系统由COBOL语言写成,运行在AS/400上,主要由以下几个子模块组成:
1)会计子模块,主要负责总帐登录应收、应付及财务报表的编制。
2)销售与分销子模块,主要处理销售订单及打印发票。
3)固定资产子模块,负责固定资产的登录、清理及折旧。
4)物料管理子模块,负责原材料、半成品及成品的管理。
BAS 系统於1994年年初在公司内安装完毕并正式启用。其间随着公司规模的扩大,该系统虽然经过不断改进与提高,但毕竟它是针对贸易公司而设计开发的,实际应用于制造业企业时遇到了种种困难。ess平台上单独开发了成本应用子模块及生产计划子模块(信息系统结构图见附图一) 。
1995和1996两年,公司的销售分别比上年增长40%和38%,销售业务的迅速扩展和生产规模的扩张,信息系统又暴露出新的问题。1996年12月张军向总经理汇报工作之时,简单列举了一些发生在酸奶产、销中的问题:
“由于成本系统未与BAS系统集成,生产日报表首先要在成本子模块中录入,然后由成本模块计算出结果,再将日报表及输出结果输入BAS系统,同样的数据要反复录入两次以上,既增加了工作量,又增加了出错的机会。
“酸奶的销售数据录入后,系统并不能立即反映实时的销售情况,而需要等到夜间进行批处理后第二天才能被更新;由于无法从系统中了解到酸奶的实际库存量,往往造成销售员接受了客户订单却无货可供,从而出现废单,而生产计划部门也抱怨由于数据的不准确造成生产计划安排上的困难。此外,酸奶销售数据每天输入市区办公室的PC机中,而BAS系统无法与市区办公室实现互联,故所有在PC机上的数据在月底时由IT部门协助统一转换至公司总部的BAS系统,远远不能满足这种一个月内发生3—4次订货的销售方式所必需的客户信用控制信息。
“在现有的信息系统中,退货、换货数量、品种不能按客户分别进行处理,这给考核客户以及销售员的工作带来了难度。有些销售员还乘机钻空子,与客户串通,造成异常的退货和换货情况。
“在BAS系统中,