文档介绍：采购部门职责
一、目的
此职责作为采购部开展工作的规范依据,在保证质量的前提下,以最优的价格和服务为标准,保障公司对所有生产和工作物资的需求。
二、职责
编制采购计划,开发和维护供应商,完善供应商管理,执行采购计划,签订采购合同,监督物资入库,处理其它相关事宜。
三、细则
(一)物资采购原则
1. 严格执行有计划的采购,有审批的采购
2. 采购的物资应符合采购计划的规定,按公司需求及时组织采购
3. 坚持货比三家,质优价廉的原则
(二)物资采购计划的编制及审批
1. 生产部门正常订单生产所需物资:由生产调度员在接到市场部指令后2日内编制出所需材料《请购物料明细表》,注明清楚“请购数量”栏后报于仓库,仓库保管人员根据仓库库存情况,填写《请购物料明细表》“库存”栏,仓库负责人签字后调度员报于采购,采购据此填写采购计划表“实购数量”栏和“预计交货期”栏,经审批后采购部开始采购。采购需在确定的日期内采购到位。(注:材料请购人一定要注明要求、型号、性能、需要日期等。若应要求不清造成采购错误的,每一次扣绩效分2分)
,其他所需生产辅料或试制产品等物料:在每周一、周四前由指定专人编制出《请购物料明细表》注明清楚“请购数量”栏后报于仓库,仓库保管人员根据仓库库存情况,填写《请购物料明细表》“库存”栏,签字后报于采购,采购据此填写采购计划表“实购数量”栏和“预计交货期”栏,经审批后采购部开始采购。采购需在确定的日期内采购到位。(注:材料请购人一定要注明要求、型号、性能、需要日期等。若应要求不清造成采购错误的,每一次扣绩效分2分)
,避免紧急采购。若有追加的紧急采购计划,使用部门应及时提交给采购部门。若为单项采购物资预计单价超出100元或单项采购物资预计总金额超出500元的,需经过总经理签字后采购。(注:每周紧急采购次数应控制在4次以内,否则多一次扣绩效2分;采购部门也应积极配合在约定时间内保证物资到位,否则一次延期,扣绩效2分)
4. 办公用品:由各个办公部门与每月10,25号填写《请购物料明细表》经部门主管审核后,报给行政部门审批后,交于采购部采购。
开发和维护供应商,完善供应商管理
供应商必须证照齐全,具有相关资质。采购员应对供应商信息进行管理,登记供应商的相关信息。
新合作的供应商,应索取对方工商及税务登记证书等资料,并通过查询或实地考察等方式确定其单位的真实性、信誉和实力。
对于经常使用的商品或服务,采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录,会同客服、销售、采购部门对供应商定期进行评估和审计。
为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购
执行采购计划
采购员接到手续完备的采购单后,应仔细阅读采购单内容,尤其注意清单上所需物品时间,根据需采购物品的性质和需求时间,确定物资达到时间。
采购员应在接到采购清单后及时估计是否能够按采购单上标明物品要求时间按时采购回相关物品。不能按要求所限时间采购回的物品应及时向使用部门说明情况。
采购员应对所需采购的物品积极进行询价,原则上同一品种物资应寻到2-3个供应商进行比价,并参考交货期、售后服务等进行比较选定供应商。
采购人员应还应定期进行市场调查及时了解市场行情。根据过去采购情况、市场变化等情况来确定目标价格。
采购员应遵循按单购物的原则,严格按照物品采购单上标明的物品、规格进行采购。
采购人员应该洁身自好,保持职业素养。每发现一次采购员利用采购便利,谋取私利的,公司将予以重罚。
(五)签订采购合同及付款
1、在与供应商达成一致后,双方应签订正式采购合同。
2、合同内容应详细完备,尤其在质量要求、交货期、付款条款、出现问题处理办法上要详细写明。
采购合同签订经采购负责人审核后,经总经理批准,加盖公司合同章生效。采购订单一式两份,双方各保持一份,原件交留采购保管。
订单下达后,采购人员负责跟单,不断提醒供应商按期交货。
采购部根据合同办理付款手续,财务部门应该予以配合,及时办理审核及付款。
(六)入库
公司采购物品的入库由仓管员负责。
物品购回后,应由采购负责通知仓管员对货物进行验收。
仓库管理员应会同财务部门和质检部门,根据采购员提交的合同或申购单,对货物进行验收,对于物品采购单上不符的物品,采购员应及时予以合理解释,对解释不清或解释理由不充分的不符物品,仓管员应当拒绝入库。
验收并办完手续后,仓库填写《入库单》联同供应商送货单交于采购部。不合格品,检验部门填写《进库物资检验单》注明不合格原因,报采购部。采购部与供应商沟通处