文档介绍：XX投资控股有限公司会议管理办法
文件类别:管理办法
文件编号:XXTK-BF-HY
撰写单位:投资控股公司
版本:A-00
发行日期:2015年7月
机密等级:□机密■一般
编制:
审核:
审批:
核准:
文件修订单
文件名称:会议管理办法
序号
修订条款
修订内容
签名
日期
1
2
3
4
5
6
7
8
9
会议管理办法
目录
一、总则 1
二、会议分类 1
三、会议流程 1
四、管理权责和处罚 1
五、附则 1
一、总则
第一条为规范会议内容和程序,提高公司的办公质量和工作效率,建立健全决策机制,提升公司运营水平,特制订本会议管理办法(以下简称“本办法”、“办法”)。
第二条本办法适用于公司全体员工,每位员工都必须认真自觉遵守。
第三条会议要求
1、会议应根据实际工作需要召开,着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。
2、会议应注重质量,提高效率。会前应做好充分准备,做到充分沟通,心中有数,对议而不决的事项提出解决的原则与方法。
3、讲求实效,会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施,与会人员要按照职责分工传达、贯彻,落实,力求取得具体成果。
4、公司全体人员应严格会议纪律。
二、会议分类
第四条工作例会
1、工作例会每周召开一次,于每周一上午9点召开,其中每月第一周会为月度例会。
2、工作例会出席人员为公司所有人员;会议由总经理主持,总经理因故不能出席时,授权公司其他领导成员主持。
3、工作例会的主要内容是:会议主持人通报重要事项;各部门负责人报告上周工作情况,对照上周会议安排,逐条逐项检查落实完成情况,提出需要公司协调解决的问题和工作建议,提出本周工作安排方案;与会人员讨论有关事项;会议主持人安排和部署本周公司整体工作并宣布议定事项。
第五条总经理办公会议、投资项目评审会议和投资决策评审会议的说明详见《总体规划及管理指南》中的相关章节。
第六条专项会议,公司领导依据公司工作部署和要求,按照工作分工或受董事长委托,就专项工作召开的办公会议。专项会议由相关公司领导成员召集和主持,有关部门负责人参加。
第七条部门例会
1、部门例会由各部门自行安排,或由部门负责人根据工作需要决定,但必须服从公司统一安排,开会时间、参会人员等,不得与公司会议冲突。
2、部门例会由部门负责人主持,该部门全体员工参加。
3、部门例会的主要内容是:部门负责人传达公司会议精神,通报公司近期总体工作安排和面临的问题;各部门、人员汇报近期工作情况,提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和近期工作安排;与会人员讨论有关事项;部门负责人提出下阶段工作要点、具体安排和有关要求。
第八条公司及部门其它临时性会议,另行安排确定。
三、会议流程
第九条会议通知
1、公司各级例会,会前无调整的,不再另行通知,由会议主办部门按计划直接通知参会人员;
2、会议通知期一般应提前一天以上通知,对象为与会人和会务服务提供部门;
3、会议通知形式一般为电话、OA通知。需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,应在OA会议通知单附上相应附件。
第十条会议准备
1、会议主办部门应提前准备好会议资料(如会议议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等);落实并布置会场,准备好会议所需的各种设施、用品等;
2、公司召开的公司级会议会务服务统一归人力行政部负责。
3、各部门召开会议需用公司会议室的,应向人力行政部书面提出,由人力行政部统筹安排。
第十一条会议记录
公司各类会议均应确定专人负责记录,会议记录应遵守以下规定:
1、做好会议的原始记录及会议考勤记录,根据需要整理会议纪要;
2、会议记录应尽量清晰、简洁、明了,并确保记录的原始性;
3、会议原始记录及会议考勤记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报总经理审核签名;
4、会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄,其调阅应严格按照公司工作底稿制度和保密制度的有关规定执行。
第十二条会议跟进
1、会议决议、决策事项需要会后跟进落实的,按照部门职责分工由主办部门跟进落实,会议主持人另有指定的,遵从主持人指定;
2、会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准;
3、人力行政部负责会议议定事项的督办和催办,定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况,并将督办和催办情况报告会议主持人,并将作为考核当事人工作的依据;
4、各部门会议的跟进落实、督促、检查工作由各部门自行安排。
第十三条会议纪律
1、会议组织部门负责会议纪律的维护,准备签到表,组织参会人员签到。
2、参会人员提前5分钟到达会场进行签