文档介绍：采购合同下达、修改作业指导书----采购论文
-->一、目的:
1、进一步规范公司物资采购行为。
2、进一步规范采购工程师采购行为,控制所采购物料,产品和服务有适时性。
3、进一步规范采购合同的签定、修改和合同的履行,特制定本作业指导书。
二、使用范围:
所有需在外采购的物料(除部分低值办公用品和后勤用易耗品)。
三、职责:
1、采购工程师负责一切物料的集中采购,其他人员不得私自进行任何采购行为;
2、采购主管负责指导、跟踪采购室成员完成公司下达的采购任务,并实现采购合同的监督作用。
四、工作程序:
采购申请的核对
采购工程师根据纸质版已经批准的固定资产请购单或计划部下达的采购申请,确定供应商及价格等。
采购工程师根据具体的采购申请纸质版和SAP系统中的采购申请一一确认,包括采购申请号、物料编码、物料型号规格、采购申请数量、物料采购周期等是否正确无误,如有差异,及时与计划部物控人员沟通直至问题解决。
采购物料组与采购工程师的对应关系是否正确,如果发现采购组物料的对应关系不一致,或物料组划分有误的,应先下达该物料的采购合同,同时邮件通知ERP项目专员(李思永),要求更改该物料物料组。
向北京信威采购的业务不适用上述规定,统一由专人负责。
采购合同的下达
采购工程师根据核对无误的采购申请,在SAP系统中创建采购合同。
同个物料有多个供应商的情况,应确保选择供应商是充分的和适宜的。
采购工程师根据《季度供应商绩效评估表》对供应商的价格水平、交货的及时率、产品质量方面的及时服务、以及供应商的供货能力等情况来确定所下合同的供应商。
采购人员在日常的工作中,应积极的、有意识的发掘、积累于供应商的信息,并保持与供应商充分的沟通与比较全面、深入的了解。对部分长期出现质量问题、不能按时交货、或为独家供应的产品,应形成书面的资料及时、准确的反馈给采购室主管。
采购工程师在下达采购合同时,遇到该物料无货源清单、无该物料价格、无供应商资料、最小起定量或最小包装数有误以及其他信息记录不全、不正确等情况时,采购工程师根据《日常采购信息维护表》和《维护货源清单及信息记录申请表》及时将相关信息反馈给对应的资源工程师,并保持良好的沟通直至问题解决,同时知会采购室主管和资源管理室主管。
,遇到物料价格与实际采购价格有差异时,应及时与对应资源工程师沟通,确定价格差异情况并跟进直至问题解决。
采购工程师如发现系统帐期、交期不符时,应以《物料主数据更改申请表》及时反馈给资源工程师。
采购合同打印
采购工程师在完成以上操作后,保存采购合同,根据SAP中合同打印流程打印合同。
采购金额小于RMB10000元的采购合同,经采购室主管审签后方可生效。
采购金额大于等于RMB10000元、小于RMB100000元的采购合同,经采购室主管审核,经采购部经理审签后方可生效。
采购金额大于等于RMB100000、小于RMB500000元的采购合同,由采购室主管和采购部经理审核,经采购部分管领导审签后方可生效;
采购金额大于等于RMB500000元的采购合同,需经公司合同评审小组评审(或招标),评审通过后由采购室主管、采购部经理、采购部分管领导审核,经公司总经理审签方可生效;
其他采购审核根据《经济合同管理办法》执行。
采购合同修改
未审批合同修改:直接根据SAP《合同修改流程》操作并保存合同。
已审批合同修改
、已经财务审批通过的合同:采购工程师可以在获得财务相关审批后,直接进行修改作业。
:采购部工程师应注明需要修改的合同内容,经计划部的相关人员审签后,由采购部相关领导审签,财务相关审核人员在收到经计划部和采购部相关人员签字的合同修改单后,释放该合同,然后由相关采购工程师在SAP系统中进行修改,修改结束后,财务相关人员对修改的合同内容再次进行审核,合格后审批。
采购合同供应商确认
,直至收到供方签章确认的传真件或原件为准。
批次性需求计划应在5个工作日内完成采购合同的签定。少量的或零星的需求计划、请购单应根据紧急程度,在最短的时间(1—3天)内完成合同的签定。合同原件的签回时间原则上在20个工作日内。
采购下达合同的记录
采购工程师每天应根据《采购合同下达作业规范表