文档介绍：一、目的:
为了降低采购成本,提高办公用品的采购质量,规范采购流程,加快采购速度,更好地服务公司的各个部门的正常工作,特制定本流程。
二、采购人员必备(附加内容)
1、采购员须严格遵循货比三家的采购原则,依照公司的供应商评选标准进行供应商的审核。
2、对公司必须忠诚,不做损于公司形象或利益的事情,不得收授***。
3、工作有计划,做事仔细认真。
4、原则上,公司的所有供应商都采用月结的方式进行结算。
三、采购流程:
(采购部)
董事长签字
下订单
公司验货
入库
立即使用
退返厂家
采购单
部门主管签字
使用部门
说明:
★1、所有采购单必须由部门主管签字同意,由董事长签字审核,采购员才能下订单订购;
2、所有采购物资入库后必须将送货单与交一份入库单与采购人员;
3、希望每个部门能够把现在手头所使用的产品的质量及存在问题(优点也可)形成文字材料交与采购部主管,以便能更好的为各个部门采购满意的物资。
4、为了保证采购员的廉洁,采购部决定本部门不单方面签收厂家的送货,而改由其他部门负责签收与保管(可由行政部门或后勤部门);签收部门负责产品的验收、保管与发放,但不与供应商联系。送货单由采购部保管。
5、签收部门与采购部分别配备人员对到货明细进行记录(必须电子档)(可参考以下表格)
四、供应商选用标准:
1、规模:成立时间三年以上,注册资本50万元以上,员工在4-8人,每月营业额在30-50万左右,
有自己的配送体系(能够认真服务我们公司)。
2、价格:价格水平总体居倒数2-3名(80%当中的60%以上常规产品价格居于后位)
3、在五角场周边(最好订货后一小时内能到货)
4、具备开票资格(最好是开增票资格),能接受月结的结算方式。
5、确认:现场执行采购确认后,由公司采购部最高主管确认最终入围供应商。
6、合同签订(必须注明常规产品的性能,价格等小项,如何处理涨价事宜)
7、确认订货、验货及收货流程(内部流程)
五、结算流程:
1、月结厂家当月的货款定于下月的第一天进行对帐:由厂家将对帐单传真到采购人员,由采购人员签字回传确认;厂家在得到我公司确认后,出具发票并于每月的十号之前把发票寄到我公司。
2、采购人员每月的第二天将上月收货明细电子档、送货单及对帐单预审后交由交由财务二审,采购部与财务部确认三者无误后,由采购员(或采购主管)将对帐单签字回传并通知供应商开具发票,送货单交由财务部及电子档交由财务部管理。
如果三者不相符,由采购员负责厘清相关帐目,直到梳理清楚。
3、采购收到发票后,先对发票进行审核(审核内容有:金额、开票单位、日期及发票真伪等相关内容,专业知识可咨询财务部。)确认无误后,采购员填写付款申请单,交由采购部主管签字确认后由财务部签字确认,最后交由董事长签字同意付款,财务部最后负责付款。
4、对于采购金额大于1000元以上的新品,必须附上货比三家的询价单。
采购日期
到货日期
产品名称
型号/规格
请购数量
单价
单位
实际到货数量
总金额
请购部门
月
日
月
日