文档介绍：档案管理规定
JNLH-08-09-A/1
版次
A/0
分发号
持有人
济南林海装饰工程有限公司
受控状态
受控
非受控
作废
编制/日期
审核/日期
批准/日期
2008年月日发布 2008年月日试行
目录
1 目的 1
2 范围 1
3 定义 1
4 职责 3
5 程序 3
3
档案的利用 7
9
9
10
10
1 目的
为加强公司档案管理工作,有效保护和充分利用档案,特制定本规定。
2 范围
本规定适用于对公司文书档案、科技档案、会计档案、声像电子档案、实物档案等档案的归档、保管、借用、鉴定、销毁等的管理。
3 定义
公司的档案按门类型分类模式划分为文书档案、科技档案、会计档案、声像电子档案、实物档案。具体见以下说明及附图。
、人事管理、工程管理、经营管理等活动中直接形成的,保存备查的文件材料。
、生产活动的科技文件(含Fax、E-mail)。分为以下几类:
工程档案──包括工程设计、技术引进、设备设计、工程承包管理及供应厂商档案等。
项目档案──包括工程项目的规划、设计档案,施工档案和竣工档案。
设备档案──包括设备购置文件,随机文件和设备安装、使用过程中形成的文件。
e) 设计资料──包括方案报价、可行性研究、投标文件、各专业合同及技术协议谈判的记录、施工图、效果图、计算书、工地修改通知单、竣工图等以及上述资料的电子版文件。另外,也包括设备技术规范书、设备采购合同及技术协议、设计以及施工的分包合同、分包控制记录、与设计有关的所有来往传真和电子邮件等以及其上述资料的电子版文件。
f) 成品文件──需要经过印制出版环节才能使用的、对外的工程资料文件。
g) 非成品文件──是在项目进展过程中产生,不需要经过印制出版环节的、不对外的工程资料文件。
会计档案是指在公司经营管理活动中产生的会计凭证、会计帐簿和报表等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。包括会计凭证、会计帐簿、会计报表、其他有关会计资料。
声像、电子档案
声像档案是以声像记录材料的特殊载体为主,文字说明为辅的一种历史记录。电子档案是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。声像、电子档案包括录音、录像、底片、照片、磁盘、光盘档案、E-mail等。
。主要包括资质证书、职称证书、资格证书、奖状、奖品、纪念品以及失效印章等。
档案文件材料名称
归档时间
科技档案
工程档案
工程图纸及资料形成后立即归档
项目档案
按工程进度,阶段性归档
设备档案
在设备验收后及时归档
设计资料档案
工程竣工验收后即时归档
文
书
档
案
行政管理档案
即时归档
会议资料档案
即时归档
经营管理档案
每月月底
会计档案
由财务部门保管
人事档案
每月月底
声像、电子档案
即时归档
实物档案
即时归档
4 职责
行政人事部档案室是公司档案归口管理机构。负责档案材料的贮存、利用和开发。
,并对公司所属各职能部门的档案形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。
各部门(包括项目部)对本部门所形成的各类档案材料的管理负责,应指定专人按规定对本部门形成或接受的各类应归档的材料进行收集、积累、整理工作,并定期把整理好的材料交给行政人事部归档。
工程技术人员和各类管理人员是档案的形成与利用者,应对自己所形成档案材料的真实性、准确性及完整性和归档的及时性负责,对所利用的档案负保护和保密责任。
、积累、归档将纳入各部门的管理制度中,纳入有关人员的职责范围。
5 程序
档案归档及时间要求
,其中合同、公文在用印时就立即归档。
:
a) 工程设计档案。设计经理在完成阶段工作后,督促各专业负责人按归档的要求将设计成品以及设计基础资料、会议纪要、往来函电、计算书等入库。
对于设计成品文件(底图),设计部经理在签字确认后,交印制出版。各项目资料员将印制出版好的设计成品文件留下两份,连同底图一并交部门文员统一归档,其余的文件,由文件控制员负责分发到各文件使用单位。设计成品文件应