文档介绍：檔案管理
壹、总述
一、各机关应设置档案管理单位(人员),建立档案统一管理制度,以统一方法管理档案。
二、各机关档案管理人员之设置,参照行政院所属各机关秘书(总务)人员员额设置标准之规定。
三、档案管理应以具有专长者担任之,并施以有关档案管理之训练。
四、各机关应鼓励档案管理人员,进修或参加国内外有关档案管理之研****br/>五、各机关对所属档案管理单位,应定期或不定期实施业务检查或访问,以沟通观念与统一作法。
六、各机关之档案管理单位,应与文书及稽催单位相互联系,密切配合,各单位间之权责,并应明确划分。
七、各机关得依本机关之特性,参照本手册订定辅导作业规定。
八、定期与永久档案管理程序,由各机关视需要订定之。
九、本手册重要用语释义如下:
(一)档案管理:指档案管理作业过程中之点收、整理、登记、分类、编案、编目、装订、入档、保管、检调、清理、销毁、移转、机密等级调整注销、安全维护及其它有关事项之处理。
(二)点收:指档案管理单位将业务单位办毕送来归档之案件,予以清点受领。
(三)分类:指根据档案内容之性质,归入分类表中最适当之项目。
(四)分类号:指代表分类项目之号码。
(五)编案:指按档案案情,编为简要案名。
(六)案次号:指区分同一分类号之各案所编列之号码。
(七)目次号:指区分同一卷之各件所编列之号码。
(八)档号:指分类号加案号。
(九)文号档对照表:指在收(发)文号档对照表上逐件将档号填注于对照表各方格内,以查核、管制案件。
(十)三五卡片:指用以编制分类项目、人名目录,所印制之卡片,该项卡片之直线长三英吋、横线长五英吋。
(十一)分存单:指分存于其它有关案卷之单。
(十二)入檔:指将档案存置于架柜。(十三)排列:指将档案或卡片,按一定之次序顺列。
(十四)检调:指依有关目录、迅确查得所需之案件,供业务单位参考。
(十五)调案纪录卡:指随案登记调案纪录动态。
(十六)清理:指定期检查档案,适时办理销毁。
(十七)案:指同一案情经予分类、编案、编目、整理后之各件为一案。
(十八)件:指每一收文或发文连同其签办之文件,各称一件。
贰、点收
十、文书单位,每日将已发文之稿件连同相关案件,逐案汇齐登表送稽催单位销号后再送档案管理单位点收,归档表一式二份,于档案管理单位签收后,各执一份备查,归档表由各机关依其内部作业需要,自行规定。
十一、承办单位对于发文稿件,如需续办者,应在稿面右上角书写「续办」字样。续办稿件究宜先行归档再行调用;抑先送还承办人续办,再行归档,得由各机关自行规定。惟应注意督导文卷之适时归档,避免滞留承办人手中日久而散失。
十二、存查案件,应由承办单位送文书稽催单位销号后,再送档案管理单位归档。
十三、机密档案,必须保持高度机密性者,归档时应由承办人员用机密档案专用封套装封,并应于封面上注明单位名称,年、月、日,收发文字号,封口加盖印章后登记送档案管理单位归档。专用密封套,可视机关业务之繁简,自行统一规格定制使用。
十四、档案管理人员点收文件,应依下列规定办理:
(一)文件不全者,退还补正。
(二)文件有污损或字迹模糊不清者,退还补正。
(三)存查文件,未经批准者,退还补办。
(四)发文文稿有漏判、漏印、漏会者,退还补办。
(五)附件漏送或附件未全,或未经签准而抽存者,退还补正。
(六)归档文件未填注保存年限或未予分类者,退还补注。
(七)原件附有不应归档之附件者,应将原件连同附件,退还更正。
(八)归档文件与归档表之登载不符者,退还更正。
(九)样张或已废之契约凭证等,有漏盖「样张」或「注销」字样者,退还补盖。
(十)归档文件中附有现金或有价证券其它贵重物品等,应退回原承办单位处理。
(十一)归档之文件,经详细检查无讹后,即分别于归档表及公文上盖点收戳,点收戳由各机关自行制用。
十五、应归档而未归档之公文,应由单位主管督促归档。
十六、每月归档之数量,应于月终由档案管理单位签报权责主管核阅。
十七、归档文件经检查无讹后,应加整理,按文件之先后依序编订,时间早者在先,晚者在后(由上而下)。
十八、档案之大小长短,应以公文纸规格之标准为准,过宽过大者,得予裁切折叠,文件左右底三面边缘应保持整齐,惟不得损及档案之内容。过小过短未达规定标准而不便装订者,应用纸条加宽加长。
十九、档案上原始附签,附于文件适当位置;但面积较小者,应用与原文相等尺度之纸张衬贴,惟不得脱离原文。
二十、档案上加附之针夹,应一律剔除。
二十一、档案如有破损,应予修补,如有皱折,应予理平。
二十二、档案字迹如有模糊缺少者,应请原承办人员查明补注,并在补注处盖章,以示负责。
二十三、附件以