文档介绍：我一直都在抱怨时间。忙的时候觉得时间太少,闲的时候又觉得时间太多。
~夏绿蒂女王(Queen Charlotte)一七九六~一八一七年
在更短时间内做完更多事情的这种能力,可不是奴隶制度下才存在的事,而是看你自己想不想要拥有这种能力。不管你要不要拥有这种能力,每天你还是有一大堆事情要做。如果你能更有效率地把事情做完,就能多留点时间给自己,可以随意地看看报纸、陪孩子玩、慢跑一下或弹弹钢琴。
制作待办工作清单
有生产力的员工都有自己的时间表,也会照着时间表来做事。不过,根据《竞争优势》(petitive Advantage) 期刊上的一篇文章指出,半数以上的员工没有替自己每天的工作,安排时间表。
如果是这样的话,大家怎么会了解自己手边工作的进展状况?聪明的人就该把一天分成几个部分。虽然以每刻钟或上午、下午做划分单位是不错的方式,但我建议大家以小时为划分单位。在纸上写下每小时内要做的项目事项
可以依自己的喜好,一大早或是前一天晚上做这件事,但记住,这可是每天都得做的事。把每天的时程表贴在墙上,或是粘在靠近书桌的板子上,这样你就能常常看到它。
虽然我可能一天当中,得花上不只一个小时的时间在特别的项目上,不过我还是可以在不同的时段中把它做完。反正,你自己决定该怎样安排时间。
有了工作时间表,你就可以在一天中,查阅时间表来保持工作进度。如果这些工作的优先级有所改变时,你可以改变时间表,但别忘了要注记下来。把时间表更正后再粘到板子上。你也可以把时间表输入计算机软件的行事历中,这样一来,更改时间表就变成不费吹灰之力的小事。
为什么以小时划分每日工作,成效会这么好呢?正因为这种作法,让你觉得每小时都是截止期限,你得在这个小时内把事情完成。巴金森(C. Noarthcote Parkinson) 在其所着的《巴金森法则》(Parkinson’s Law) 中,写下这段话:「你有多少时间完成工作,工作就会自动变需要那么多时间。」如果你有一整天的时间可以做甲项工作,你就会花一天的时间去做它。如果你只有一小时的时间可以做这项工作,你就会更迅速有效地在一小时内做完它。
只要你不会错过工作的截止期限,你就可以更改时间表。有些时候,我曾依据截止期限和突发的构想,在一天当中更改时间表二到三次。其实,只要你有计画、能掌握截止期限,有足够的时间完成每项工作,你就能在想做什么事时先做那件事,这样就能让自己的效率大增。
2、必备的三种待办工作清单
在我个人的生产力系统中,最重要的关键要素就是:在计算机中存放一些清单档案。其实,我有许多清单,所以我在计算机里开了一个名为「清单」的数据夹,可以从中随时清楚地掌握各项清单。利用这种方式,我能确定每天检视过的工作清单,已把我所要做的每件工作都列在其中。
制作清单这个构想很简单,但成效却相当好。有些人把利用清单的功劳,归功在管理顾问先驱李艾维(Ivy Lee) 身上,因为他是率先把清单正式运用在时间管理系统的人。
在一九○○年代初期,伯利恒钢铁公司(Bethlehem Steel) 总裁史瓦布(Charles Schwab) 抱怨着时间太少、工作做不完。他花掉大部分的时间应付细节和一些不重要的事,根本就没时间去思考更重要的事。他向李艾维请益该怎么做,才能解决此困境。
李艾维把一张白纸递给史瓦布说:「把你明天要做的最重要事项记下来。从明天早上要做的第一件事开始写,明天你就得从第一件要事开始做,做完之后才做第二件事,以此类推。如果你没有按照时间表,完成每一件事,可别担心。至少你在做重要性较低的事情以前,会把最重要的事情先做完。」
这位钢铁公司的总裁试过李艾维建议的方法后,觉得这个方法太有效了,就向同事大力推荐。当史瓦布问李艾维该付他多少钱时,李艾维回答说:「你认为我提出的构想值多少钱,就付我多少钱。」据说,史瓦布后来把一张面额二万五千美元的支票(在当时可算是一笔巨额款项),寄给李艾维当做顾问费。
甘乃迪(Dan Kenneday) 在其所着的《企业家该知道的时间管理》(No . Time Management for Entrepreneurs) 一书中提到:「如果你觉得清单这种作法令你受限,但很快你就会学到,只要熟悉清单的使用方法,便会发现这种作法其实弹性很大。你在纸上写得愈详细,就不必花力气记得那么多东西,也就不必担心太多。这么一来,就可以空出一些心思,好好想想更重要的工作。」
每天早上我一进办公室就打开计算机。在检查完电子邮件后,我会打开清单资料夹,让我知道今天该看哪些清单,该检视哪些清单,再开始一天的工作。
在我的清单资料夹中,最重要的档案就是待办清单文件。我自己有几个项目待办清单及长期待办清单,不过,最重要的是我的每日待办清单:
。每天我会把当天应做的事项输入