文档介绍：XXXXXX畜牧有限公司
企业内部控制制度
销售及应收款管理制度
第一章总则
为了加强对销售业务的内部控制,规范销售、市场推广行为,防范销售过程中的差错和舞弊的风险,根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》,制定本制度。
本制度所称销售,主要是指企业销售生猪并取得货款的行为。
企业的销售业务内部控制的目标主要为减低销售业务的下列风险至可控制水平:
销售行为违反国家法律法规,可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。
销售未经适当审批或超越授权审批,可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。
销售政策和信用政策管理不规范、不科学,可能导致资产损失或资产运营效率低下。
合同协议签订未经正确授权,可能导致资产损失、舞弊和法律诉讼。
应收账款和应收票据管理不善,账龄分析不准确,可能由于未能收回或未能及时收回欠款而导致收入流失和法律诉讼。
对应收款项的客户信用和偿还能力评估不足,导致坏账准备计提不足。
企业在建立与实施销售内部控制中,对下列关键方面或关键环节的控制:
职责分工、权限范围和审批程序应当明确规范,机构设置和人员配备应当科学合理。
销售政策和信用管理应当科学合理,销售与发货控制流程应当规范严密。
应收账款应当有效管理,及时催收;往来款项应当定期核对,如有差错,及时改正。
销售的确认、计量和报告应当符合国家统一的会计准则制度的规定。
第二章职责分工与授权批准
销售业务的内部控制建立起销售与收款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理销售与收款业务的不兼容岗位相互分离、制约和监督,适当的职责分离有助于防止各种有意或无意的错误。
业务归口办理:
销售部门(或岗位) 主要负责处理订单, 执行销售政策, 须及时了解和掌握销售行情信息,做好销售市场调研工作,开发销售市场,建立客户档案,评价客户信用,管理销售过程中的所有事宜。
运输人员主要负责运送生猪及签收确认出栏的数量, 猪车的管理, 如消毒保养等, ;
财务部门(或岗位)主要负责销售款项的结算和纪录、监督管理货款回收;
销售收据和发票由财务部门指定专人开具,销售人员应避免接触销售现款
门卫室主要负责出门管理, 严格凭出门条放行,每月出门条应装订成册,妥善保管,公司不定期派人检查门卫是否尽责履行门卫责职。
销售与收款不兼容岗位包括:
客户信用管理、与销售合同协议的审批、签订。
销售合同协议的审批、签订与办理发货。
销售货款的确认、回收与相关会计记录。
销售退回货品的验收、处置与相关会计记录。
销售业务经办与发票开具、管理。
坏账准备的计提与审批、坏账的核销与审批。
公司的销售主要由销售部负责。有关销售的架构如下, 其岗位职责列于内控制度之内控环境中:
第三章销售与发货控制
公司的销售主要有仔猪及种猪销售, 有关之流程及控制制度如下:
每天上班时,销售定价员根据市场实际情况拟定生猪价格, 《销售价格》会经总经理审批后交销售代表及财务部作为执行依据。
每一天,各基地及代养农户应将当天可售生猪头数告知农户管理部。
销售代表应和长期合作的客戸订立书面《销售合同》, 定立销售条款如货期等交由总经理审批。
客户会以电话方式或传真向销售代表提出销售请求。
销售代表应查阅过往签定的《销售合同》及遵从《销售合同》的条款进行交易。如客户为新客户时,客户专员应上报销售经理备案,并制定合作协议书供客户进行确认。
销售代表根据销售请求,《销售合同》及《销售价格》的条款编制《客户订货单》, 如已签定合同可赊销的, 需在《客户订货单》上注明,
销售代表亦需查看《逾期欠款表》确定能否与客户确认订单。
《客户订货单》需交予销售部经理签处核实, 如有任何问题,销售代表应修改后再给销售部经理签处核实。
经核实之订货单需交予农户管理部并安排指定基地或代养农户备货以应付需求。
确认后的《客户订货单》一式四联,一联销售部存根,二联财务部,三联养殖场, 四联运输。
养殖场收到《客户订货单》后安排出栏,养殖场通知运输人员安排猪车至出栏区,运输人员必须确保猪车已经按消毒制度消毒及记录在消毒登记薄上。
养殖场安排出栏并记录出栏猪的类形及数量在《出栏单》, 《出栏单》备注栏注明《客户订货单》号。《出栏单》作为养殖场发出产品的凭证。
运输人员需根据《出栏单》数量对应《客户订货单》数量, 点算无误后签处确认。
《出栏单》一式三联,一联财务,二联仓库,三联收货单位及四联销售部。《出栏单》填错的不能丢弃,应填写“作废”字样。有效及“作废”《出栏单》全部联次按月装订成册保管。
运输人员收到已签处的《出栏单》后运送猪只至侍运区。
销售员收到已签处的《出栏单》, 后按照《客户订货单》的单价计算总金额并编制《结算单》, 《结算单》须记录《出