文档介绍：威高集团有限公司
会计档案管理规范
会计档案是会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料,它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。
一、会计档案的范围
会计档案的范围一般指会计凭证、会计账簿和会计报表、K3系统中即时性的资料(主要包括存货账龄分析表)以及其他有保留价值的会计核算档案均应归档。
(一)会计凭证
会计凭证是记录经济业务,明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证(收款凭证、付款凭证、转账凭证三种)、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单、银行存款余额调节表等。
(二)会计账簿
会计账簿是由一定格式、相互联结的账页组成,以会计凭证为依据,全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。
(三)会计报表
会计报表是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件,主要有:主要的财务指标报表,月、季度会计报表、年度会计报表,包括资产负债表、
利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及本公司内部的各种管理报表等。
(四)K3系统中即时性的资料
K3系统中即时性的资料主要是指过了某个时点,以后期间均无法查询的数据。主要包括存货账龄分析表等。
(五)其他会计核算资料
其他会计核算资料属于经济业务范畴,与会计核算、会计监督紧密相关的,由会计部门负责办理的有关数据资料。如:各类经济合同、协议、各项管理的规章制度、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、增值税专用发票和普通发票、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。实行会计电算化单位存贮在磁性介质的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
(六)会计账簿打印时应注意的事项:
1、现金日记账和银行存款日记账,应每天登记并打印,对于每天发生业务较少的,可按旬打印,月底按顺序装订成册。
2、相关会计人员负责分管明细账及总账的打印。每半年打印一次全套账簿,明细账可满页打印;每年年末打印全部正式账簿,明细账页应按科目分页打印输出;辅助帐页或查询帐页日常可根据需要随时打印。
3、不得从查询模块打印正式帐页,正式账簿不能有“查询”字样。
4、计算机打印出的会计档案发生缺损时,必须补充打印,并由操作人员在打印输出的页面的签字或盖章注明,由财务经理签字或盖章认可。
5、科目汇总表每月末打印一次,并同该月记账凭证一起装订。
以上档案的保管均要求存放于集团公司档案室,并且是书面纸质形式存档。前三类电子形式的归档工作由集团信息中心完成。第四类电子形式的归档工作由各分子公司指定人员完成。
二、会计档案的装订
(一)会计档案的整理立卷
会计年度终了后,对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法,即:分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,并分门别类按各卷顺序编号。
1、分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿,二类凭证,三类报表,四类文字资料及其他。在归档时需分类清楚,前后分类方法要一致,不得随意变动。
2、档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。
3、管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册,报表和文字资料分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
4、按税法的要求贴印花税。
(二)会计档案的装订
会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。
1、会计凭证的装订。一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
会计凭证装订前的准备工作:
(1)分类整理,按顺序排列,检查日期、编号是否齐全;凭证上的附件栏是否正确填写;
(2)按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;或者按生产、采购、销售、综合等业务模块进行归集并确定装订成册的本数;
(3)摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;
(4)整理检查凭证顺序号,严格审查,确保无错、无漏、无串号。如有颠倒要重新排序,发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺,领料单、出入库单、工资表、奖金发放单是否随付齐全;不易同记账凭证一起装订的保管的原始凭证,可以单独装订保管,但应在原记账凭证上加以说明,以备查阅。
(5)记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。
会计凭证装订时的要求:
(1)用“三针引线法”装订,装订凭证应使用棉线。一律左侧装订,在左上角部位打上三个针眼,实行三眼一线打结,结扣应是活的,并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占部