文档介绍：五、部门内部管理方案
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部门文件管理办法
第一章总则
第一条为了使本部门文件收发管理制度化和程序化,提高文件处理效率和利用率,特制定本办法。
部门文件收、发规定
第二条部门文件由相关负责人负责起草,由部门主任审核后,将稿件报公司行政部负责统一审核和编号,并由领导签发。部门文件未经部门主任审核,不得上报公司行政部。
第三条部门的外来文件由部门行政人员负责签收,并分类登记编号,填写收文批阅单,送部门主任阅批,不得积压。
第四条行政人员应在签收文件后,即时报送与跟踪文件、并及时予以反馈。
第五条凡属密级文件,核稿人应注明“秘级”字样,并确定报送范围,拟稿人也应注意保密。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。
第三章部门文件处理规定
第六条文件分类与归档。文件分为外来文件与内部文件两类。外来文件,在收文后应对文件进行复印,并按照收到日期、来文单位、文件标题进行编号、分装并存档;内部文件,按日期、项目类别进行编号、分装并存档。
第七条文件批阅与分转。行政人员收文后应根据文件内容和性质,将文件报送部门主任及相关承办人员。文件阅毕后,应交还行政人员,切忌横传。
第八条文件的销毁。对不具备归档贺存查价值的文件填写《档案销毁清单》,经部门主任审核批准后对文进行性销毁,并确保不丢失、不漏销。
部门文件利用规定
第九条工作人员可根据需要查阅利用档案。档案利用完毕管理人员必须按序放回原处。
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合同管理办法
第一章总则
第一条为加强部门合同管理,促进部门对外经济合作项目的开展,防范和控制合同风险,有效维护公司合法权益,根据中国电力报社、中电传媒股份有限《报社、公司合同管理办法》,结合部门实际情况,制定本办法。
第二条本办法适用于部门对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等。
第三条部门对外签订的各类合同一律适用本办法。
第二章合同的签订
第四条签订合同的主体必须是“中电传媒股份有限公司”。
第五条对外签订合同,必须贯彻“合法有效、平等互利、协商一致、等价有偿”的原则并本着维护公司利益和有利于公司发展的原则。
第六条部门在提请签订合同之前,必须认真了解对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力,不得与不能独立承担民事责任的组织或自然人签订合同,也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的合同。
第七条对外签订合同,须有公司法定代表人签署。
第八条签订涉及公司内部不同部门业务的合同,应事先在内部进行协商,统一平衡,然后上报签约。签订涉及到公司其他全资子公司、控股子公司(以下简称“子公司”)的合同,在合同上报前应事先与子公司进行沟通,力求合理利用公司资源,防止出现重复投资或同业竞争,谋求公司的整体发展。
第九条签订合同,应力争合同争议由我方所在地人民法院管辖。对于与外商签署合同,应以中文文本为准,力主适用中国法律。
第十条合同双方当事人权利、义务以及对双方的违约、免责和终止合同的规定必须明确、具体,文字表达要清楚、准确,防止产生歧义。
合同的审批
第十一条公司合同一律采用书面形式。对于部门已备有统一文本的,必须采用统一的合同文本,未经公司法律人员审核同意,任何人员不得修改统一文本。
第十二条合同正式签订之前,必须按规定上报公司领导审查批准后,方能正式签订。
第十三条合同的审批程序:
(一)有关部门根据与合作方达成的初步意向,以报告的形式说明情况,连同合同草稿,报部门主任审查。经部门主任审核确认后,交公司法律人员就内容的合法性、严密性、可行性,进行法律审核,并进行逐层上报与请示。
(二)提出合同审核要求时,应事先已取得该合同所涉及的其他相关业务部门的同意,各相关部门应签署专业意见,并对所涉及的业务条款负责。
(三)合同按上述程序审查并签署后,由董事长办公室加盖公章或合同专用章。
(四)对于签署后的合同,由承办人负责及时将原件两份分别返还相关部门及我部门,并做好登记、存档工作。
第四章合同的履行
第十四条合同一经双方签署,即具有法律约束力。我部门工作人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则,严格履行合同所规定的义务,确保合同履行。
第十五条工作人员要随时跟进合同的履行情况,发现问题及时向部门负责人汇报。防止合同不能履行或不能完全履行,致使公司遭受损失。
第五章合同的变更、解除
第十六条在合同履行过程中遇到实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同的,应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
第十七条变更、解除合同,须在符合《合同法》规定的基础上,依据下列条款办理有关手续。
(一)变更、解除合同,应报部门主任及公司各有关部门备案。
(二)变更、解除合同,必须以书面形式达成变更或终止协议,口头形式