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工作分解结构(WBS)在项目管理中的应用
——以某机械公司长轴质量优化方案为例
【摘要】工作分解结构是项目成功的基础之一,与项目紧密关联,它将一个项目细化、分解成不用的组成部分。本文以某机械公司长轴质量优化方案为例,从工作分解结构的概念、作用、层次、分解原则和方法、编制方法和建立步骤、表现形式及编码等方面研究工作分解结构在项目管理中的应用。
【关键词】工作分解结构 WBS结构图工作包
工作分解结构的概念
工作分解结构(Work Breakdown Structure,以下简称WBS)是以项目可交付结果为导向而对项目任务进行的分组,它把项目整体任务分解成较小的、易于管理和控制的若干子任务或工作单元,并由此组织和定义整个项目的工作范围。《项目管理知识体系指南》(第3版)中阐述的定义是:“工作分解结构(WBS)归纳和定义整个工作范围,将项目分解成更小、更便于管理的工作单元,WBS每向下分解一个层次就代表对项目工作的进一步详细定义。”
二、工作分解结构的作用
工作分解结构(WBS)是项目管理众多工具中最有价值的工具之一,它给予人们解决复杂问题的思考方法——解剖麻雀,化繁为简,各个击破。通过工作分解结构,项目团队得到完成项目的工作清单,从而为日后制定项目计划时工期的估计、成本预算、人员分工、风险分析、采购需求等工作奠定了基础。具体来说,WBS的作用如下:
1、WBS能保证所有任务都识别出来,并把项目要做的所有工作都展示出来,不至于漏掉任何重要任务。
2、WBS清晰地给出可交付成果,明确具体任务及相互关联,为不同层级的管理人员提供适合的信息。高层管理人员处理主交付物,一线主管处理更小的子交付物或工作包,使项目团队成员更清楚任务的性质,明确要做的事情。
3、容易对每项分解出的活动估计所需时间、所需成本,可应用于计划、进度安排和预算分配,也可将小工作包的预算与实际成本汇总成更大的实际元素。
4、通过WBS,可以确定完成项目所需要的技术、人力及其他资源。
5、WBS为管理人员提供了计划、监督和控制项目工作的数据库,能够对项目进行有效的跟踪、控制和反馈、
6、WBS定义了沟通渠道,有助于理解和协调项目的多个部分。WBS显示了工作和负责工作的组织单位,问题可以得到很快的处理和协调
WBS是项目管理中最重要的文件之一,一个结构不良的WBS很可能会使项目最终成本比估算高,并且需要重做大量的工作弥补在WBS中未列出的工作,更严重者甚至会导致项目夭折。因此,建立一个好的WBS,可以维护项目健康。
三、工作分解结构的分解原则、方法和层次
(一)工作分解结构的分解原则
1、保持项目内容的完整性;
2、一个项目单元只能属于一个上级子系统;
3、相同层次的项目单元应有项目的性质;
4、项目单元应能明确区分不同的工作内容和责任者;
5、项目结构分解为项目的计划和控制服务。
(二)工作分解结构的分解方法
目前尚没有统一的普遍认可的分解方法、规则和技术术语。它随项目的特点而变化,基本上是依靠项目管理者的经验和技能而定。分解结果的优劣也只有在项目设计、计划、实施和控制过程中才能体现出来。
常见的项目分解方法如下:
1、按产品结构分解
例如一个汽车制造厂的项目,可以分为发动机、底盘、变速器、车架、车身、前轴后轴、轮胎等子项目。
2、按构筑物种类进行分解
对于一个工业项目来说,它的子项目(分厂区域)有不同形式的构筑物,可以按照构筑物的种类进行分解。例如一个分厂中可以分成车间、仓库、实验楼、办公楼、锅炉房、食堂宿舍等不同构筑物进行分解。
3、按功能进行分解
功能是项目完成后应具有的效用,它是在一定平面和空间上发挥作用的,所以有时又被称为“功能面”。例如,一个工业厂房的功能可能要划分为生产功能和服务功能,如毛坯生产、机械加工、冲压、装配、油漆包装和运输、办公、仓储等。
4、按要素进行分解
功能面包括各个专业要素,可以按这些专业要素分解。例如厂房结构可分解为基础、柱、墙体、屋顶及饰面等。
5、按建筑施工特点分解
工程项目按建筑施工特点分解可分为对个单项工程、单位工程、分部工程和分项工程等。
6、按实施过程分解
按照实施过程分解工程项目可以划分为四个阶段:立项决策、规划设计、实施建设、竣工验收。这种方法也可以按具体活动分解为项目立项、可行性研究、设计、工程招投标。
(三)工作分解结构的层次
按照WBS的分解方法将项目分解出来后,其内容由一系列项目交付物的层次构成,所有分支不必都分解到同一水平。分支最底层细目叫做工作包,工作包是短时间的任务,有确定的起点和终点。WBS分解的层级一般情况下3~4层即可,但其细节层次随着项目的复杂性、规模、控制需要、成