文档介绍：会计档案管理制度
一、会计档案管理制度
第一条为了加强会计档案管理,特制订本管理制度。
第二条企业的会计档案包括:会计凭证、会计帐薄、会计报告、查账报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件,如合同等各种会计资料。
第三条会计档案的保存。
(1)财务科应有专人负责保存会计档案,定期将财务科归档的会计资料,按类别,按顺序立卷登记。
(2)会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类。
(3)会计档案保管期限满需要销毁时,由会计档案管理人员提出销毁意见,经主管审查,总经理批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册。销毁时应由行政总务科、财务科有关人员共同参加,并在销毁单上签名或盖章。
第四条会计档案的借用。
(1)财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按规定及时归还,若要查阅入库档案,必须办理有关借用手续。
(2)企业各科室若因公需要查阅会计档案时,必须经总经理批准,经财务科主管同意,方能由档案管理人员接待查阅。
(3)外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有单位介绍信,经财务科主管同意后,方能由档案管理人员接待查阅,并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。
(4)会计档案一般部得带出室外,如有特殊情况需带出室外复制时,必须经财务科主管批准,并限期归还。
第五条由于会计人员的变动或会计机构的改变等,会计档案需要移交时,需办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
附:会计档案保管期限
会计凭证类:
原始凭证、记账凭证15年。涉及外来和对私改造的会计凭证永久保存。
②银行存款余额调节表3年。
会计帐薄类:
日记账15年。其中:现金和银行存款日记账25年。
②明细账、总账、辅助账15年。
③涉及外来和对私改造的会计帐薄永久保存。
会计报表类:
主要财务指标报表3年。
②月度、季度会计报表15年。
③年度会计报表永久保存。
其他类:
会计档案保管清册及销毁清册25年。
②财务成本计划3年。
③主要财务会计文件、合同、协议永久保存。
二、会计电算化系统会计档案管理制度
第一条现金记账凭证及日记帐的输出保管。
现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记账凭证一律由专职会计人员手工做记账凭证,审核无误后当日打印出现金日记帐页,审核后交现金出纳人员核对现金库存,相符后出纳人员及主管负责人在帐页上盖章,按月编页码装订成册加盖封印,年终将各月现金日记帐顺序装订成册,加盖封印妥为保管。
第二条银行记账凭证、账册的输出与保管。
银行记账凭证分机制凭证和手编记账凭证两种。有关财务人员必须及时把经审核无误的凭证,当日打印出银行日记帐,以保证银行出纳人员当日业务当日清。银行帐页经出纳人员审核无误后,出纳人员和主管会计签字盖章,按日装订成册,年终将各月银行日记帐顺序装订成册,并加盖封印,妥为保管。现金、银行记账凭证可采取汇总的方式,装订成册,妥为保管。
第三条转帐凭证的输入、输出与保管。
转账凭证包括机制凭证和手编记账凭证两种,有关会计人员应及时将审核无误的原始凭证或手编记账凭证,输入计算机。机制凭证在输入计算机后要打印输出,并与手编记账凭证同样装订成册。妥为保管。
第四条科目汇总表、账薄打印时间。
(1)现金、银行日记