文档介绍：第五章      信息管理的基本方法
本章从逻辑顺序和物理过程两方面,简要介绍国内学者总结的信息管理基本方法。还将讨论从国外引进的两个重要的信息管理方法——系统规划方法和数据规划方法。
信息管理工作本身是一种系统性工作。本书特别强调系统科学思想和系统工程方法在信息管理中的应用。
组织管理信息工作的系统化是一个十分现实的问题,其基本涵义有二:一是常规工作的系统化,即用系统工程的方法来组织管理信息工作;二是利用计算机和现代通信技术建立人机结合的管理信息系统。这两方面都是十分重要的。
国内
潘大连和黄巍将霍尔提出的三维(知识维、逻辑维、时间维)系统工程结构应用于信息管理,得到一种类似的三维信息管理结构。
他们据此认为信息管理涉及的是三方面的问题的综合:“信息(知识)领域主要反映信息管理是从业务上所涉及的不同知识、不同专业的范围”;“信息资源管理是从业务上对信息作为一种资源进行管理所需考虑问题的逻辑顺序”;“信息生命周期管理是从时间过程上阐述信息管理的一个侧面”。
引申
“信息资源管理和信息周期管理都是信息管理的不可分割的部分,只不过是观察角度不同而已”。因此由此引出的逻辑顺序方法和物理过程方法。
前者是从业务上对信息作为一种资源进行管理所需要考虑的问题的逻辑顺序。后者是从时间过程上阐述信息管理的另一个侧面——信息生命周期的管理。
国外
信息化的最终目标是使得信息资源得到有效利用,也就是要实现信息的共享。只有对信息特别是对应该被共享的信息做统一的管理,只有经过规划与协调起来的信息才能有效地发挥其资源的作用。一个有效的战略规划不但能做到信息资源的合理配置和共享,而且还可以促进信息系统应用的深化。
因此,
我们还将介绍两种目前国际上比较流行的也是很实用的企业系统规划方法和战略数据规划方法。<本课程不详细讲>
这两种方法有十分相似之处,两种方法是相容和一致的,它们之间有内在的联系。它们不仅是重要的信息资源管理方法,而且也是实用的信息系统规划方法。
 逻辑顺序方法
对企业来说,信息管理的主要任务是将企业内外的信息资源调查清楚,分门别类地加以分析研究,找出那些对本企业的生存和发展有战略意义的信息资源加以充实和提高。因此,这里把信息资源的管理划分为信息调查、信息分类、信息登记、信息评价四个基本步骤:
第一步,进行切实的调查,摸清信息资源的情况,是信息管理的基础。
要从使用者的需求出发,了解企业领导对信息方面的需求情况和各业务部门对信息方面的需求情况以及得到满足的程度。不仅是要查清现在的明显的信息资源,而且更主要的是在发现对企业未来有重要意义的潜在的信息资源。
第二步,信息分类是信息资源管理的一个最基本的工作。
主要是根据本单位的情况来考虑信息分类问题。当然,按信息内容和服务功能分类比较好,这样便于从使用者的角度进行研究,同他们的信息需求进行比较。经过初步的分类、归纳、整理,对其内容、数量、质量有一个初步的印象。
第三步,信息登记是一件具体而又烦琐的工作。
调研人员应该亲自将调查收集到的企业内外的信息资源的情况进行归纳和整理,登记在信息资源表上。然后,按信息资源分类将登记表编出目录,并按照部门编出索引,以便可以迅速查找。