文档介绍：第八章      信息管理过程
信息管理过程没有统一的、固定的模式,本章将通过四对紧密关联的范畴来讨论信息管理的全过程。了解和掌握信息管理的全过程,将为有效地信息管理打下坚实的基础。
信息管理过程是围绕用户信息需求的产生和满足而形成的闭环系统,这样的系统也称为信息管理系统。此处的“用户”并非泛指所有的用户,它是为特定用户群服务的或者是为用户的特定需求服务的。
用户及其需求
调查和研究用户及其信息需求是信息机构开展信息服务工作的依据,是提供优质信息服务的条件。
任何信息机构都应经常调查了解用户及其信息需求的情况,以便随时充分合理地利用有限的人力、物力,改进信息服务工作,克服盲目性,加强目的性,提高服务效率和服务质量。
我们的重点是需要了解组织机构中各成员的信息需求。通常,我们把问题大致分为以下三类:
(1)结构化问题。是指在组织活动的过程中,经常重复发生的问题。对这类问题,通常有固定的处理方法。面对结构化问题进行的决策,我们称之为程序化决策。
(2)半结构化问题。半结构化问题并无固定的、重复使用多次的解决方案可遵循。虽然决策者通常了解解决半结构化问题的大致程序,但在解决的过程中或多或少要加入个人的主观判断。我们称这类对应于半结构化问题的决策活动为半程序化决策。
(3)非结构化问题。是指独一无二、非重复性决策的问题。这类问题,往往给决策者带来很大难度,我们称之为非结构化问题。面对结构化问题,要更多地依靠决策者的直觉。我们称之为非程序化决策。
不同决策的信息需求
由于决策者在组织中的地位不同,其面对的问题也不同,因而表现出不同的信息需求特性。程序化决策大多由基层管理人员完成,半程序化决策大多由中层管理人员完成。对于非程序化的决策,主要由高层管理人员完成。此外,上层决策需要信息量小,非正式的信息多,相关性小,比较抽象;下层决策需要信息量大,正式信息多,相关性大,是具体的。
由于信息大多是为管理决策服务的。站在企业的角度来看,作为企业的高层领导所需要的信息自然是大量的综合信息,即战略级信息。作为企业的设计、制造部门处于企业的策略地位,所需要的信息则是策略级信息。而企业生产车间的决策者决策的依据大多是日常生产信息即执行级信息。但是如果问题发生变化,管理层次和信息层次也将发生变化
深入地分析,一方面,企业信息人员在进行信息需求分析时不能停留在企业员工和管理者的信息需求的表层,只有进一步探讨潜藏在信息需求背后的决定因素,才能为他们提供更具针对性的信息资源和服务;另一方面,企业信息人员在进行信息需求分析时不能仅于静态的分析,企业总是随着内外部环境的变化不断调整业务,企业内部人员的信息需求也随着这些变化在不断地发生变化。
总之,用户需求是信息服务的出发点和归宿。
信息服务就是信息机构针对用户的信息需求,及时地将信息提供给用户的活动。信息服务的最终目的是向用户提供他们所需要的信息,以使信息发挥效应。
信息机构必须针对不同的用户及其信息需要开展多种形式的信息服务。不仅仅要面对一般的信息用户及其信息需求,更要面对特定的信息用户及其信息需求。
信息服务的有效开展,必须具备五个基本要素:信息服务者、信息用户、信息产品、信息基础设施、信息服务方法。信息服务者是信息服务工作开展的主体,他们通过信息采集、加工、分析、研究、传递等一系列活动,向用户提供符合要求的信息产品。信息用户是信息服务的对象,是信息服务的受益者。信息产品是信息服务的劳动成果,是信息服务的关键所在。信息基础设施指信息服务工作所采用的服务设施,它包括计算机、网络等一系列现代化的信息加工与服务技术手段。信息服务方法即开展信息服务过程中的各类操作技巧、方式、程序,它是贯穿以上四个要素的,充分实现信息服务效能的必备“软件”。
分类
一般来说,按照信息服务工作基础的不同,可以把信息服务划分为文献服务、指导服务、检索服务、咨询服务和网络服务几大类型。
根据服务对象的范围可分为单向服务(面向某一具体用户)和多向服务(面向多个用户)。
从信息服务的形式上,既有主动的信息提供,又有被动的信息索取。
按服务所提供信息的加工深度区分可分为一次信息服务、二次信息服务和三次信息服务。
按信息服务手段区分可分为人工信息服务和自动化信息服务。
按照服务持续的时间可分为长期信息服务和即时信息服务等等。