文档介绍：管理人员工作统筹
角色转换
作为管理人员,你扮演的角色也已经转变,比以前更富挑战性除每日负责管理工作,如运用有限的资源,解决纠纷及确保工作依时完成等等以外,今天的管理人员还要肩负很多其他的任务。要确保在一个不断变化的工作环境中取得成功,每个机构都需要工作效率高的管理人才。
职责转变
无论你的职衔是董事,监督,经理,小组统筹,组长,文书主任,或者是工长,你的职责范围都不断转变。如果我们单单只是注重效率,把事办好,这样是不足够的。今天。领导有方的管理人员也要:
▲辅导员工,发展员工的潜能
▲与别人合作,群策群力。
▲建立团队
▲主持会议
▲解决难题
▲采取主动
▲分析及策划
▲应付一切转变
▲接受新职责
▲订立及检讨目标
▲兼管下属
▲分配下属的工作
▲作出决策
▲激励员工
▲支持员工的创新意念
▲鼓励员工积极参与
▲建立信心,使员工投入工作
挑战
管理人员并不是单独工作的,他们要与其他员工同心协力,完成工作,在不同的情况下,跟机构类不同职别的人员,各式各样的人共事,以下是一些例子:
▲一位年轻的管理人员领导一个工作小组,而小组主要由资深的公司员工组成。
▲一位专责小组负责人与一组人员共同完成计划,这个小组的组员来自公司内不同职别。
▲一位充满干劲、领导有方的管理人员,与一位有才华但欠缺动力的员工检讨工作绩效的问题。
▲公司委派一位从没有管理经验的人员负责带领专职小组,领导一班同事及管理阶层人员。
▲由于更新系统的缘故,一位不熟悉电脑操作的主管要与电脑供应商合作。
▲一位小组负责人希望部门经理检讨一个改善生产力的建议。
第一步
你有没有遇过以上的情况呢?在日常与人交往中,你有没遇到类似的挑战呢?你在不同的情况下遇不同的人一起工作,遇到挑战时,就必须用适当的人际关系技巧去处理。
最重要的是要耐心的去了解与你一起工作的人,如下属、同事、上司、供应商及顾客。试看以下情况:
▲你知道属下的一位生产线上的员工,非常不愿意改变目前的工作方式,你要耐心的聆听他的意见,并协助他接受新的工作步骤。
▲你知道一位同事非常能干可靠,所以你和他合作得非常顺利,三言两语就能把工作交代清楚。
如果你对其他员工一无所知,又会怎样呢?试向对方发问问题,然后耐心聆听,便可使双方的沟通更加有效。当然,你无须成为业余心理学家,只须要用一点时间发问、聆听和观察。
同时,如果可以的话,可预先计划沟通的步骤,成功与否往往就有赖这番准备工作。
成败之别
成功的管理人员无论在什么情况下,都可以请教别人帮忙,或与别人合力完成工作。通常他们成功的地方,在于能够掌握良好的沟通技巧。据研究调查显示,工作有效的主管人员有以下特点:
▲邀请其他员工提供资料及发表意见,使员工更乐意承担责任。
▲辅导员工,在表现良好的时候加以鼓励,从而启发他们的潜能。
▲增加员工的自信,以激励他们努力工作。
▲总结资料,以确保员工明白工作的性质及同意进行的方法。
▲订下跟进工作的日期,以监察工作进展。
▲专心聆听及作出适当反应,以表示关注对方和重视对方。
▲经常提供肯定的意见,教员工如何改善,以确保目标清楚明确,维持效率极佳的工作表现。
使用上列及其他沟通技巧,对于你成为一位成功的管理人员,是十分重要的因素。这些技巧可使你更快捷的解决问题、把握机会、建立一个群策群力、生产力高的小组。
沟通管理学提出一些沟通技巧,助你与机构内每个职别的人员,发展或维持友好合作、群策群力和有建设性的工作关系。沟通管理学向你说明与别人沟通的成功之道,为你提供面对挑战所需的技巧。
第一个基本原则: 维护自尊,加强自信
自信就是“对自己感到满意”,通常对自己有信心的人都会表现得有毅力、能干而且易于与人合作。他们较乐意去解决问题、研究各种可行的方法、勇于面对挑战。
你要维护员工的自尊,小心避免损害对方的自我价值感,尤其在讨论问题的时候,你要针对事而不针对人,便可维护员工的自尊。赞赏员工的意见、表示对他们能力充满信心、把他们看作能干的独立个体,都可以加强员工的自信。例如:
“你提议用较小的码头寄运,这个主意很好。现在我们的付运程序比以前更快捷,更顺利。谢谢你的意
见。”
要清楚明确
在维护员工的自尊,加强他们的自信时,应要清楚明确。只说一句“你做得很好”固然并无不妥,但总不及说明做得好的那件事情和原因来得更有意思。这样做除了可以表示你重视那位员工外,也可以证明你是真心的称赞他的。例如:
“你再一次把这本报告的数字核对一遍,我非常欣赏的这样认真的工作态度。”
要充满诚意
在赞赏或认同某人的工作时做到清楚明确,也可以表示你是充满诚意的。虚假、不真诚的恭维话是容易为人察觉的,这样不但无益,反而有害。过分的夸奖会使赞赏腿色,减低了赞赏