文档介绍：OA办公系统管理办法
1 目的
为有效利用OA办公系统,建立信息化平台,规范信息的使用和传递,促进业务流程与信息流程的统一,提高经营管理的效率和效果,特制定本办法。
2 范围
本办法适用于公司OA办公系统(简称OA系统)的基本功能模块、报表系统和电子工作流程,其中,电子工作流程包括合同审批流程、公文审批流程、印章管理流程、文件处理单流程、费用报销流程等。根据公司发展需要,将对OA系统适用范围进行适时调整。
3 职责
OA系统的战略规划、重要信息系统政策等重大事项应当经由公司有权机构审批通过后,方可实施。OA系统使用部门应积极参与信息系统战略规划、重要信息系统政策等的制定工作。
公司行政部是OA系统的归口管理部门,可由其根据实际情况委托专业服务机构从事OA系统的开发、运行与维护等工作。
行政部信息管理员具体负责以下工作:
程序管理:负责保障并监控应用程序正常运行。
数据库管理:对OA系统中的数据进行存储、处理、管理,维护组织数据资源。
数据控制:确保原始数据经过正确授权,监控信息系统工作流程,协调输入和输出。
终端操作:终端用户负责记录交易内容,授权处理数据,并利用系统输出的结果。
行政部信息管理员,负责OA系统电子档案的存档工作。
行政部信息管理员定期核对OA系统上的人员名单。
行政部组织开展新员工培训及OA系统培训工作。
公司各部门、各分子公司,应配合开展OA系统电子工作流程的制定,积极参加培训,掌握OA系统使用技巧,实现熟练运用OA系统的目的。
4 程序
OA系统的开发、变更、运行与维护控制
OA系统的开发控制
公司行政部应当根据信息系统建设整体规划,提出信息系统项目建设方案,经审批后实施。
OA系统开发过程中,应当明确提出开发需求和关键控制点,采取多种方式与开发单位进行充分沟通,为系统开发奠定良好基础。行政部应当加强信息系统开发全过程的跟踪管理。
公司应当成立OA项目管理小组,负责信息系统的开发,对项目整个过程实施监控。
OA系统的变更控制
公司应当制定详细的信息系统上线计划。对涉及新旧系统切换的情形,OA系统用户部门应当积极参与数据迁移过程,对数据迁移结果进行测试。
OA系统的运行与维护控制
公司新入职(或离职)人员,由行政部信息管理员在1个工作日内完成用户注册(或注销)工作。
登陆OA系统后,新员工应首先进入“控制面板”,填写“个人信息”、“账号与安全”栏目。
每位员工的存储空间(包括个人邮箱、个人文件柜、内部短信)为100M,如要增加容量,须向行政部提出申请。
发布在OA系统“公告通知”的信息,经发文单位负责人审核、行政部经理审批后,方可进行信息发布。
电子工作流程发送后,流程发起人应根据工作的轻重缓急,对电子工作流程进行检查、催办。
流程经办人应及时处理收到的电子工作流。
公司各部门、各管理处,应指定专人,根据公司的规章制度,负责制作工作流程,填写《工作流程信息调查表》(