文档介绍：持续改进你的纸笔GTD系统
开始接触GTD的时候,总是想去找合适的软件,最后才发现,还是纸笔的GTD系统最适合自己。我觉得原因在于PC上的软件不是随时都能看到,无法做到随时产生的想法都能丢进Inbox;而手持设备还在一定程度上存在着输入障碍,就是从想法到输入无法像纸笔那么流利。详细描述了为什么纸笔备受时间管理者亲睐。在Lifehacker上的GTD工具评选中,以Moleskine为代表的纸笔工具当选最佳工具。另外,在GTDLife的投票上,纸笔以微弱劣势屈居Outlook之后,位列第二。当然,最适合自己的才是最好的,好工具还需要自己改进。
网上流传很广的是用Moleskine做GTD,还有人给出了详细的Moleskine Hacking的步骤。但是我一直有疑虑,一是Moleskine那么贵,二是Moleskine是钉死的,有的时候想灵活处理都不行(比如你的Project差一页……)。于是我想,能不能用活页本?
改进一:使用活页本
于是兴冲冲跑到淘宝上买了Keny的A6型号的活页本,比其Moleskine动辄上百块的价格,还是很能让人接受的。而且,活页本可以用很长时间哟。
活页本的一个问题就是要补充活页,而且本子本身所带的活页可能并不好看也不好用。受DIYPlanner的启发,发现用Open Office的画图工具能够很精确地控制画图,于是兴起了自己DIY的念头。于是,用Open Office Draw画好了我自己的模板(下载见后)。
当然,首先要实现的是GTD里面最重要的概念,“收件箱”和“下一步行动”。我用每两页表示一天。左边用来收集要做的事情,有什么念头就记在上面。而每天处理的时候就抄写到右面来,把左边的条目划掉。要做事情的时候,按照右边的列表来进行就可以。看着事情一件件划掉的感觉很爽的。
使用一段时间之后,我发现简单的Inbox和Next Action确实能帮助我保持头脑的清空。但是有两个问题,第一,在把事情投入Inbox的时候,我并没能分清事情的轻重缓急。如果每天在做的都是一些鸡毛蒜皮无关痛痒的小事,怎么能保证长期目标的实现?第二,在安排每天做的事情上,对于时间的估计不是很准。我一般会给自己安排较多的事情,而完成70%-80%就觉得不错了。但是长期来说还是会造成心理的负担,影响心如止水的状态。看来还得继续进行适合自己的改进。
更新(2009-3-21):最近发现A6的本子做Inbox和Next Action还不错,但是放Project还是弱一点。于是换了一个大一点的本子,发现钉死的本子也有解决的办法,详细的叙述请见本系列第二篇。
改进二:给“收件箱”加上轻重缓急
针对不能分清事情的轻重缓急,无法保证长期目标实现的问题。我在Inbox的左边加上了一列,把Inbox分成了四个部分,分别针对于高效能人士的七个****惯中的紧急重要四象限。
注:我一直觉得四象限有点奇怪。那天突然发现原来这个四象限的顺序跟数学里面学的不一样……
只不过我们在这里把四象限纵向排列,更有利于我们分清事情的轻重缓急,从而更有组织性。同时左边空出来的一列可以记录事务拖延的次数(下图是我的本子=D)。
改进三:时间估计和记录
针对给自己安排任务过多(或者过少)的情况,我在Inbox的右边加上了一列,进行时间的估计。在Next Action的右边也加上一列,