文档介绍：库存管理办法
库存管理相关定义
换单原则(作业前提)
库存差异处理
差异帐务管理原则
内部监控原则
1
库存管理定义
实物:指仓库内的所有物品,按货物状态可以分为正品、残次品、包装破损品等,按产品的归属可分为自有物品、客户产品、客户的客户暂存品等;
系统账:实物的收发存状态在ALIS系统中形成的记录;
存卡:仓管员对仓库内某一跺位产品收发存状态进行记录,是手工帐的一种表现形式。
订单:客户下达出入库计划的书面形式,不同的客户有不同的样式,是形成客户产品出入库指令的依据;
指令:依据客户订单或内部报告形成的执行实物出入库行为的依据,形式为安得入库通知单和安得出库通知单;
报表:以固定的表格形式反映一段时期库存实物数量及状态的表,一般需要相关责任人进行签字确认,并要保存归档。
2
作业前提
系统处理、换单原则:
库存管理依据以ALIS系统数作为基准,以此为基准开展盘点、与委托方对帐等库存管理工作;
必须将客户仓储出库订单转换成系统出库通知单,出库通知单是仓储作业的有效凭证;在签发出库通知单无人稽核的情况下,客户订单可以与出库通知单一起使用,仓管员应检查出库通知单与客户出库订单是否相符。
必须先换单后实施仓储作业,不得先实施作业后补系统;如确实因各种条件限制无法满足此要求,应制定相关流程文件,提交运营部审批。
所有系统处理指令必须有客户订单或总部指令,非与客户合同约定指令方式或总部指令全视为无效指令—白条;
手工出仓单使用原则:
只有在出现系统无法使用超过2小时的情况下和有效的文件许可的业务可以使用手工出仓单;
手工出仓单必须得到网点负责人、网点财务负责人、仓库主管三人中任何两个人审核通过,才形成有效指令;
作为凭证,手工出库单必须与相对应的系统出库单粘贴在一起;
3
库存差异处理
库存差异管理原则:
任何人发现库存差异,应积极寻找差异形成原因并努力补救;
任何人发现库存差异,应当场记录在存卡上;
任何人发现库存差异,应及时报告给网点财务负责人,财务负责人在核实以后,以盘点表的形式反映在系统中。
内部报表应如实反映已经发现的库存差异。
免责条款:当事人主动发现、暴露差异,并实施有效的措施进行补救,最终产生的差异可以免责:
当天发生的出、入库作业造成串货、少发货、多发货当事人能在当天发现,并向主管、经理汇报,得于解决的;
仓储作业人员在作业环节中造成产品包装破损、损坏,当事人能及时向主管、经理汇报,单独摆放(不混入正品中的);
帐务核算人员由于个人操作原因,造成工作失职的,如能当天发现,主动向财务经理、网点经理汇报的;
全责条款:
当事人发现差异,但有意隐瞒,造成事后损失扩大的或延误最佳处理时机的,全责追究当事人责任;
责任人未履行职责而没能及时发现差异,所造成的损失,全额追究责任人责任;
当事人违反有关规定造成的差异,全额追究当事人责任,并追究相关主管、经理的管理责任;
责任人未履行职责而没有发现长期存在的错误行为,追究责任人的管理责任;
4
库存差异帐务处理
必须准确盘点实物汇总数与系统数进行对帐,并明确差异数量、原因分析后再与客户对帐,不得直接拿客户帐与仓库实物数核对;
与客户对帐必须按与客户的约定的时间和频次进行,对帐必须有双方签字、留低凭据;
所有差异必须要有原因分析;
存卡应作为手工帐进行管理、保留;
网点财务负责人进行检查盘点时必须依据系统帐,并以此形成盘点报表和差异分析表;
网点财务负责人必须对系统帐进行有效的监督管理,包括对凭证的核对。
5
内部监控手段
网点财务负责人经常以系统为基准对实物、单据、报表、存卡的真实、有效进行核查,并签字确认,留下管理痕迹;网点财务负责人必须定期检查网点体系内各岗位人员是否按库存管理要求进行工作,并提出整改、跟进落实,并留下管理痕迹;
网点仓库主管通过存卡不定期检查仓管员作业的实物与指令的准确性,并在存卡上留下管理痕迹;
仓库管理人员每单校验指令的有效性且准确作业,并在存卡和单据上准确留下工作痕迹;
客户经理、网点财务负责人、仓库主管必须不定期检查出入库确认的及时性,达到实物数与系统数同步,必须确保在月底盘点前所有出入入确认已完成;
单据装订清单每月不低于四次打印,网点财务负责人每次必须随机抽查清单与明细的符合性,并以确认,未实施的视为单据管理不力。
分公司(网点)在进行每月的绩效考核评定时,相关人员的库存管理工作质量与职责履行情况必须作为重要的考核项目;
6
库存帐务管理办法
帐务的基本原则
入库流程
出库流程
差异处理(调帐)
报表管理
帐务的移交
7
帐务的基本原则
安得单据唯一有效性原则:安得单据是在公司内部及安得对客户的唯一有效单据,出库必须凭《安得出库通知单》,任何其他单据不能代替安得单据,除非得到总部特别审批;
统一