文档介绍：关于学校数字化档案馆建设的思考
摘要建设数字档案馆是知识经济和信息时代发展的需要,是加快国家信息化步伐的需要,也是我国档案事业发展的需要。组建单位内部局域网,建立档案信息网站,实现档案信息资源的网络化,使馆藏以数字化形式充分融入现代化世界,最终实现数字化档案馆是社会对档案事业发展的必然要求,也是我们的最终目的。
关键词建设数字化档案馆
档案信息化建设是档案事业适应社会发展的必然趋势,是创新档案服务机制、全面提高档案工作为社会服务的必要手段。随着“政府上网工程”和“全国档案信息化建设”的全面实施,档案信息化建设已成为各级党政机关、社会团体电子政务建设的组成部分。组建单位内部局域网,建立档案信息网站,实现档案信息资源的网络化,使馆藏以数字化形式充分融入现代化世界,最终实现数字化档案馆是社会对档案事业发展的必然要求。
国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》提出:“到‘十五’末,各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网,基本实现档案管理现代化和办公自动化;依托当地电子政务建设工程,建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心,为逐步构建中国档案文献数据库创造条件;依托公众信息网,建立面向社会、服务公众的档案网站,逐步构建全国档案工作信息网”;“有条件的省级档案馆全部馆藏档案案卷级目录都要实现机检,重要档案全宗逐步实现文件级目录检索
”,并在十四个省级档案馆“开展数字化工作试点,实现馆藏重要全宗纸质档案及照片、录像档案的数字化”。在这一精神指导下,各地都在加快档案信息化建设的进程。我校也根据自己的实际情况制定了《昆明理工大学档案馆信息化建设发展规划与实施纲要》,根据这一《规划与纲要》中所提出的推进档案信息化的目标――“本着适用可靠、适当超前、统一标准、分步实施、安全保密的原则,以数字化档案馆建设为前导、以分布式工作站建设为基础,通过文档一体化、归档双轨制(实体与电子两种形式)、信息安全、信息共享等形式加快档案信息化基础设施建设”,特构建加快昆明理工大学“数字化档案馆”的建设目标、方案与管理措施。
一、建立数字化档案馆的建设目标
加快开发档案信息资源,建设以数字信息化、网络化和信息共享的数字档案馆。
(1)加快基础信息数据库建设,充实内容,使档案信息资源满足学校,乃至整个社会的需要;
(2)开发和引进先进的档案管理模式,并结合学校的发展和学校档案管理的需要,不断探索、不断完善;
(3)建立学校档案信息共享的安全保密机制。
二、建设数字化档案馆应体现以下特征
(一)馆藏档案信息全文数字化
馆藏档案数字化应该是目录检索数字化与档案全文数字化之和,全文数字化对用户才具有直接利用价值,无全文档案数字资源库,数字档案馆的建设将毫无意义。
(二)档案管理自动化
办公自动化是档案馆工作现代化的重要标志和核心内容。可通过建立健全馆内计算机局域网实现馆内档案管理自动化,管理网络化,提高档案馆的办公效率、工作质量和实现馆内信息资源共享。
(三)档案信息海量化
使用光盘系统,对馆藏珍贵档案资料和录像、录音、照片档案进行全文存储和检索。由于计算机光盘存储的密度高、容量大、信息输入简单,便于计算机联机处理,可以实现多途径查询、检索,能迅速获得所需结果,因此对于一部分利用频繁的档案,使用光盘技术