文档介绍：连云港港疏港航道工程
项目档案管理办法
一、档案工作总则
(一)根据《中华人民共和国档案法》,《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《江苏省档案管理条例》、《江苏省重大建设项目档案验收办法》等有关法规与规定,结合本项目工程实际,制定本办法。
(二)本办法适用于参与连云港港疏港航道工程建设的所有单位。
(三)本项目档案是指在本项目建设与管理过程中形成的、具有保存价值、并经过系统整理的各类不同载体形式的历史记录。
(四)项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行项目的竣工验收。各参建单位应在工程完成后向建设单位提交合格的项目档案。
(五)项目档案工作应纳入项目建设管理程序,与项目建设实行同步管理,确保档案的完整、准确、系统和安全。
(六) 本项目档案工作实行统一领导、统一管理、分层负责,档案业务上接受江苏省档案局、省交通厅的指导和监督。
二、档案工作的组织管理
(一)连云港港疏港航道工程现场指挥部项目管理办公室负责组织、协调和指导建设、设计、监理、施工等单位编制项目竣工文件
。项目办成立档案工作领导小组,建立由建设、设计、监理、施工单位组成的档案管理网络。项目办综合部是档案工作的扎口管理部门,下设综合档案室,配备专职档案员,对项目档案工作进行指导和检查。
(二)各参建单位应明确本项目档案工作负责人,配备档案人员,建立档案管理网络,建立相关的岗位责任制,确保档案工作有序开展。
(三)施工单位项目实行总承包的,由各分包单位负责其分包项目的全部文件的收集和整理归档工作,并提交总承包单位汇总;建设单位分别向几个单位发包的,由各承包单位自己负责收集和整理归档工作。
(四)监理单位应将保证竣工文件质量作为监理工作的内容之一。监理单位除负责提交监理档案外,还应负责监督检查施工文件的完整、准确、系统情况,负责审核签署竣工文件,保证竣工图纸与工程实体相符。竣工文件编制完成后,要向建设单位提交竣工档案质量的专项报告。
三、档案管理控制措施
(一)本项目档案工作与项目建设同步管理。所有建设项目立项时就应明确归档范围。签订设计、监理、施工等协议(合同)时,要对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求。检查工程进度与工程质量时,要同时检查工程档案的收集和整理情况,发现问题及时整改。进行工程质量评定和验收时,要同时验收应归档文件的完整
、准确性及质量,并在验收后及时整理归档。
(二)各参建单位应建立档案工作的“四纳入”和“三参加”制度。“四纳入”即将工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程计划管理,纳入施工管理考核范围,纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责,纳入经济责任制。“三参加”即建设项目专职或兼职档案员要参加有关工程会议和工程质量验收,参加设备开箱,随时掌握档案材料的动态情况。
四、文件材料的收集、整理、归档职责
(一)各参建单位应按照项目档案的归档范围,按时完成各自合同内项目的档案文件的收集、整理和归档工作
(二)项目文件的收集范围包括项目前期文件、综合管理性文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件、科研文件等:
1、项目前期文件, 指项目开工以前在立项、审批、招投标、勘察、征地拆迁、设计以及工程准备过程中形成的文件,由项目办负责,其中勘察、设计文件由勘察和设计部门负责。
2、综合性管理文件, 指业主在项目建设过程中形成的管理文件,主要有各种批文、请示、通知、会议纪要、简报、情况汇报、总结等,由项目办负责。
3、项目竣工文件,指竣工时形成的反映施工过程和项目实体真实面貌的文件,由施工文件、监理文件和竣工图组成。施工文件和竣工图由施工单位负责,监理文件由监理单位负责。
4、设计部门确保设计变更文件的完整性。
5、项目竣工验收文件,指工程完成后质量评定、试运行阶段及竣工验收形成的文件,由项目办负责。
(三)施工单位竣工文件编制完成后,由施工单位、监理单位和建设单位有关人员对竣工文件的完整、准确和系统情况以及案卷编目、装订等质量进行审查,合格后,施工单位和监理单位在案卷上签字确认,连同审查记录移交给建设单位。
(四)各参建单位同时做好照片、音像档案的收集和归档工作。
五、档案的信息化管理
(一)根据《江苏省基本建设项目档案验收办法》中关于建立项目档案数据库的要求,本项目档案将应用“航闸工程档案全过程控制管理信息系统”进行管理。
(二)全部案卷目录和文件级目录录入档案管理信息系统,项目综合管理性文件和竣工图实行全文数字化管理,同时制成不可擦除型光盘保存。
六、档案的整理、归档
(一)归档时间:各参建单位在建设项目完成后三个月内,将应归档的文件经过系统整理、编目、装订后,向建设单位档案管理机构归档。
(二) 归档数量:竣工图