文档介绍：建设电子文件与电子档案管理规范
时间:2008-7-31 [ 大中小] 浏览次数: 1447 [ 打印] [ 关闭] [ 收藏]
1  总则
  为加强建设电子文件的归档与管理,建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案,保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用,制定本规范。 
  本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。
  建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外,尚应执行国家现行有关标准的规定。
 
 
2  术语
  建设电子文件electronic construction records
在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。
  建设系统业务管理电子文件electronic records of construction professional administration
建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门,以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的业务及技术文件。
  建设工程电子文件electronic records of construction engineering
在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。建设工程电子文件可简称为工程电子文件。
  建设电子档案electronic construction archives
具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。
  真实性 authenticity
电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。
  完整性 integrity
电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。
  有效性 utility
电子文件的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
  元数据metadata
描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。
  在线式归档on-line filing
通过计算机网络,将电子文件及相关数据向档案部门移交的过程。
  离线式归档off-line filing
将应归档的电子文件及相关数据存储到可脱机存储的载体上向档案部门移交的过程。
  固化fixing
为避免电子文件因动态因素造成信息缺损的现象,而将其转换为一种相对稳定的通用文件格式的过程。
  迁移migration
将源系统中的电子文件向目标系统进行转移存储的方法与过程。
  建设电子文件归档与管理系统 filing and management system of electronic construction records
对建设电子文件进行整理归档及管理的信息系统,具有确定归档范围与保管期限、登记、分类、著录、存储、保管、利用及数据交换等功能。该系统包括两个类型,即建设系统业务管理电子文件归档与管理系统和建设工程电子文件归档与管理系统。
 
3 基本规定
  建设系统业务管理电子文件形成单位和建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件归档的管理,将电子文件的形成、收集、积累、整理和归档纳入文件管理工作程序,明确责任岗位,指定专人管理。
  建设系统业务管理电子文件形成单位的档案部门负责监督和指导本单位建设系统业务管理电子文件的收集、整理和归档,并定期向当地城建档案馆(室)移交建设系统业务管理电子档案。
  在建设工程电子文件的整理归档与电子档案的验收移交工作中,建设单位应履行下列职责:
1 在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,对工程电子文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求;