文档介绍：总办公室各项规章制度
总办规章制度
一、文件规范制度
1、大厦所有正规对内、对外文件、报告、印刷品、口头称谓等,一律统一为“海天大厦”或“大厦”不得使用其它称谓。
2、海天大厦所有正规对内、对外文件、报告、印刷品、口头称谓、会议排座等,凡涉及到依次罗列各部门的,均按下列标准称谓和顺序排列:总经理办公室、财务部、人力资源部、餐饮部、康乐部、房务部、营销部、采购部、动力工程部、管家部、保卫部。
3、海天大厦所有文件,凡需呈报总经理的,均需按文件类别,填写相应的文件处理表格由总办呈报。
4、文件编号规定:以海天大厦名义发放或存档的文件,编号为:海天大厦年经字第号。部门之间可以互相使用工作联络函。
二、档案管理制度
1、随时收集各部门办理完毕的文件,按类别分类存放,翌年经检查齐全后,整理立卷归档。
2、文件整理原则:
在档案夹里按类别清楚的标明文件内容,对每一份文件都清楚的注明它归入的档案类目。
归档注意整洁,归档前先把资料进行分类,把材料按类别分组装入一个待办卷宗,以便归档时,所有材料都能随手而得,避免盲目的查找。
立卷按永久、长期、短期分别组卷;卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起。
及时在电脑里做好文件的存档记录,以便于查找。
每天都进行清理归档,以资料堆积。
每年全面整理一次档案,及时将不必要保存的材料列清单交领导批准后进行销毁。
熟悉自己管理的档案,了解各部门的归档制度。
3、在档案文件装订前,要拆除金属物,做好文件材料的检查,对破损或褪色的材料,要用纸加衬边;纸面过大的书面材料,要按宗卷大小折叠整齐;对字迹难以辩认的材料,应当附上抄件;案卷标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,用毛笔字或钢笔字书写,字迹端正。
4、根据卷内文件之间的联系,进行系统排列、编号、编制案卷目录。
5、注意做好保密工作,档案柜要坚固,做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
6、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。
7、对于已失去作用的档案材料要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定,确定销毁的档案材料必须列册登记,送领导审批后方可销毁。
8、销毁档案材料时,必须指派专人监销,防止失密。
三、档案文件借阅规定
1、借阅档案,必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅;秘密级以上的档案文件必须经过大厦总经理批准后方可借阅。
2、重要文件不能借出,只供在总办阅读;一般文件及资料可借出。
3、借阅期限不得超过两个星期,到期必须归还,如需再借,需办理再借手续。
4、借阅档案的人员必须爱护档案,要保证档案的安全与保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则,按违反保密法追究当事人责任。
5、借阅档案归还时必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导。
6、外单位借阅档案,应执有单位介绍信,并经总经理批准后方可借阅,但不能带离总办。
7、外单位摘抄卷内档案,应经总经理同意;对摘抄的材料要进行审查、签章。
四、车辆管理制度
1、出车制度
驾驶员出车前必须认真检查车辆状况,自检本车确认技术