文档介绍：2012 年 9
月
目录
档案管理目的..........................................3
档案管理范围..........................................3
档案管理机构及职责....................................3
档案管理原则..........................................4
档案管理办法..........................................6
档案分类管理说明......................................8
档案管理目的
为了完善公司现代化、规范化�系统化的管理制度�全面加强公司各部门之间
的档案、文件、信息等内容的综合管理�促进档案管理工作能为公司各部门的各项
工作更好的服务�公司根据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规�制定本
公司的档案管理制度。
档案管理范围
此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。
本制度中所称的公司档案�是指公司在各项建筑施工�经营运行
和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数
据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分
类包括�文件档案、声像档案、电子档案等。
档案管理机构及职责
公司档案工作实行二级管理。其中�一级管理是指公司综合部的
统筹管理�二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。
综合部对公司各部门上交的档案进行管理。
公司依据《档案法》等有关法律�法规和方针政策�制定公司文
件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。
综合部负责监督�指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归
档工作。
统筹规划公司各部门的档案工作�并建立独立的档案室�负责公
司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。
各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作——收集、整理、
保管本部门的档案资料�并建立档案目录�以方便入档时能够及
时、有效的备案和日后查找复核工作。
坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征�制定
案卷目录�合理分类存放�便于利用和归档。
负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作�保证
归档文件材料完整、准确、系统。
归档案卷做到组卷合理�页码编写准确�案卷目录清楚�案卷标
题简明扼要。
保管好本部门应归档的案卷�保证文件材料的安全和保密。
接收档案员的指导规划�按规定时间向档案室移交档案。
档案管理人员负责档案的日常管理工作�对文件、材料等的安全
性、保密性负责�并且忠于职守�遵纪守法�具有相应的档案专
业知识和业务能力。
档案管理人员变动时�综合部部长要对档案交接负有监交责任�
且应该在《档案案卷移交目录》上签字确认。
会计类档案将由财务部统一归档保管�以方便财务核对和审批工
作。
档案管理原则
档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、
防强光、防泄密等安全条件。
归档资料要进行登记�编制归档目录。档案要分类、分卷装订成
册�保管要有条理�主次分明�存放科学。
借出档案材料的时间不得超过一周�必要时可以续借。需要长期
借出的需经档案管理员上报经理批准。
任何人不得拒绝归档�对不按规定归档而造成文件材料损失的�
或对档案进行涂改�抽换�伪造�盗窃�隐藏和擅自销毁而造成
档案丢失或损坏的直接责任者�按照公司相关规定进行处理。
归档文件的密级�按照《保密工作管理规定》的相关条款确定�
绝密类档案应单独入柜保管�严防丢失和泄密事件的发生�涉及
知识产权�专利技术和商业秘密的档案重点保管。
借阅归档时如发现档案资料丢失、损坏、缺页等情况�档案管理
员立即向综合部部长报告�经查清责任后并视严重程度做出相应
处理决定。
借用存档文件资料时�档案员应视借阅文档的密级�要求借阅人
填写《档案借阅登记簿》等相应记录�认真完善各种借阅手续。
借阅人必须保证档案的保密工作�不得遗失、损毁或扩散阅读范
围。
公司档案资料不许外部人员借阅。特殊情况下�外单位来人查阅
本公司档案�需持单位介绍信并经总经理签字批准�方可查阅�
不得抄录或借出。
企业对保管期限已满的档案进行鉴定�对确无保存价值的档案登
记造册�按档案管理规定经总经理批准后�由销毁档案材料的所
属部门负责人进行监销。
档案管理办法
档案档号的编制�
档号编制原则�档号是存取档案的代号�排架的依据�它反映公
司档案分类体系和物理位置�必须符合唯一性、合理性和稳定性
要求�并能适应