文档介绍：企业电子邮件沟通规范及技巧
深圳市新元素医疗技术开发有限公司
2010-8-9
电子邮件沟通的重要性
电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式
企业用户电子邮件的用途主要体现为
日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等
电子邮件沟通的重要性
现代企业的工作强度加大,工作量加大
领导没有那么多时间面对面听取工作汇报
而且领导也更健忘,需要邮件提醒据统计
不少企业工作完全依赖电子邮件
80%的外企职场人每天上班要做的第一件事,就是打开电子邮箱收发邮件
70%的职场人,下班前的最后一件事是查看邮箱,确认没有尚未处理的紧急邮件
30%的职场人,即使下班或周末在家休息,也要强迫症式地登录公司邮箱,查有没有漏掉紧要的任务
电子邮件使用基本原则
基本原则:面对面抄送是为了明晰责任
如果当面说或者在电话里讲,对方左耳听右耳也许就忘了,许多事情从此“死无对证”。
电邮存在公司服务器上,白纸黑字,谁也赖不掉
作用
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论,以及达成的共识一目了然,并保持跟进直至工作完成
能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则,并充当了作为每个工作项目历史档案的功能
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受,或其他个性和工作风格上的差异,并以合理的方式解决意见不和以及争端
内容大纲
需要发送邮件的情况
邮件格式
邮件发送对象
邮件内容
发邮件的基本技巧
注意事项
需要发送邮件的情况
正式工作报告
部门之间事务往来
通知
知识推荐和信息传递
没有见面交流条件的其他交流内容
难以简单用口头表达说明清楚的事项
邮件格式
邮件一定要注明标题
通常人们会根据主题判断邮件的重要性
标题应尽量写得具描述性,或是与内容相关的主旨大意
一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便日后整理
如果不是经常交流的对象,记得写邮件抬头称呼对方,以示礼貌,并引起主要收件人的关注
结尾签名
对方可以清楚的知道发件人信息
Email末尾加上签名档:可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多
电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分
正规公司在邮件签名(尤其是对外部联系的邮件)都有统一的格式设计,这样体现了公司品牌形象,尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时,这种效应更加明显
范辉
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邮件地址:fanhui@
邮件发送对象的选择(1)
工作计划的发送对象
经理人的工作计划主送工作计划的下达对象,抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人
为保持部门内部计划对外的一致性,部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达,特殊情况可以根据需要处理
项目通报类的邮件
主送给项目小组成员
抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
寻求跨部门支持的邮件
一般主送给寻求支持的人,抄送给他的直接上级
同时抄送本部门的直接上级
这样往往可以获得支持部门的更好的支持
邮件发送对象的选择(2)
)/ 密送(BCC)是指发送给收件人的同时,也让其他一或多人收到该邮件,并且也让收件人知道这种情况
BCC的功能也差不多,区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人(当心接收方回复这封信!)
将CC人数降至最低,确认收信对象是否需要收到这封信,以免造成不必要的困扰和「垃圾」 
“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
如果我给12个人发送了邮件,请问他们是否能在某时间出席会议
应该只有我收到12封回复,而不是大家收到12*12=144封!
回信时注意保持线索
想回复对方的回复,就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联(“线索”)
一旦失去关联,双方就难以跟踪邮件的次序,尤其是经过多次收发的邮件
邮件发送对象的选择(3)
选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通,避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理
避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员,特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节
避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人,用见面直接交流代替
对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停交互邮件与发件人讨论
你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件
不能随便向群体邮箱发送不必要消息
全体邮箱:全体技术中心、技术支持、新元素全体员工,只有一定级别才能发送
一个人找订书机,300人中断工作来看这个信息(布拉格的有些广场应