文档介绍：一、档案保管制度
1、综合档案室负责全院档案(不含人事档案)的管理工作,有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。
2、实行科学管理,档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统,编号科学规范、查找方便。
3、定期对档案进行检查、修复、整理,保持整洁完好。
4、档案的接收和移出都必须手续完备,室藏档案必须账物相符。
二、档案借阅制度
1、凡因机关工作需要,均可查阅与本部门工作有关的档案。
2、为了保证档案的完整与安全,利用者一般应在档案室阅览,少数特殊需要者,经批准可暂时借出使用。
3、借党委会议记录、院长办公会等会议记录、绝密档案材料,有秘密级的上级文
件以及超越原文件规定的阅读范围的档案,应由分管领导审批,必要时报请党委书记或院长审批后,方可借阅,不得摘抄。
4、凡借阅有关人员的处分、处理材料,属于一般干部、职工的,须经院办主任或档案形成部门负责人批准,属科级干部的要经党委书记批准。
5、借阅非公开的科研课题档案,本研究课题人员可直接借阅。本院其他人员和外单位查阅,须经课题组负责人签署意见,科研处负责人或档案室负责人同意,必要时报请分管院长审批。
6、查阅和归还档案时,应严格履行签字、登记、注销等手续,档案人员对查阅归还的档案,应仔细清点,核查无误后方可签字注销,如发现有损坏、丢失情况,应立即追究责任。
7、利用者在同一时间内,借出的案卷不宜过多,借出时间一般为一周,如要延长使用时间,需办理续借手续。
8、对档案进行摘录、翻拍和复制,要经过批准,摘录的材料仔细校对,审查后方能带去。复制品如系秘密材料,应加盖档号章,注明此材料的出处和根据。
9、上级机关和院外有关单位需要借阅档案,须持该单位介绍信,经审批同意方可查阅。如有特殊原因需要借出者,须经院办公室负责人或院领导批准。
10、档案归还时,工作人员应对案卷的数量和卷内文件情况仔细进行清点,检查无误后方予注销
11、借阅者应承担所借阅档案材料的安全,保密责任;不得撕卷或撕去其中文件;不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批;不得随意摘抄无关的档案资料;未经同意不得摄制、复制、转借档案材料。违者则根据有关规定给予当事人严肃处理或经济处罚。
三、档案室安全保密制度
1、档案室是机要部门,非本室人员未经许可不得入内。
2、未经批准,不得将档案带出档案室,档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播。
3、经常检查库房和档案的安全,发现问题及时向领导报告,认真处理。
4、档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定,严守机密。在调换工作时,对所管的档案要办理交接手续,离职后对所了解的机密情况,不得泄露。
四、档案的鉴定与销毁制度
1、根据《中华人民共和国档案法》,编制本院各类档案的保管期限表,认真贯彻执行。
2、档案的鉴定工作,由分管院长、办公室主任、档案员和有关人员组成鉴定小组,对保管期限届满的档案,逐卷进行鉴定,对仍有继续保存价值的档案,适当提高档次,继续保存。确无保存价值或保管期满的档案,可确定销毁。
3、经过鉴定,需要销毁的档案,必须编造销毁清册,经分管领导批准后,方可销毁。
4、销毁档案时,必须由二人以上在指定地点监销,监销人员必须在销毁清册上签名盖章,并注明销毁方式和日期。
5、销毁档案清册要妥善保管,并将所销毁档案在目录中注销。
五